10 consells per a aconseguir reunions de junta directiva realment productives per a ONGs!
Avui venim amb 10 consells que t’ajudaran a enfocar de forma professional les reunions de la junta directiva a les organitzacions sense ànim de lucre o ONGs! Però abans, hem volgut respondre unes preguntes freqüents que hi sol haver sobre elles. Esperem que us agradi!
Et deixem una taula de continguts per si t’interessa algun consell més que un altre:
- Calendaritzar i planificar reunions de junta directiva
- Puntualitat de les reunions
- Progressar a cada reunió de junta directiva
- Regle d’orde de Robert
- Delegar un secretari d’actes detalladas
- Centrar-se en l’estratègia
- Cada opinió compte
- Responsabilitat de cada membre de l’equip
- Atmosfera d’equip
- Feedback de la reunió
- Berrly software per a ONGs
Què és la junta directiva?
Una junta directiva o junta és l’òrgan de govern o comitè executiu que supervisa i administra conjuntament les activitats d’una organització ja sigui pública o privada. Des de societats mercantils, organitzacions non-profit o agències governamentals.
Els poders, els deures i les responsabilitats d’una junta directiva estan determinats per les regulacions governamentals (inclosa la llei corporativa de la jurisdicció), la pròpia constitució i els estatuts de la mateixa organització. Les autoritats de cada país poden especificar, per exemple, el nombre de persones de la junta, com aquests seran elegits i amb quina freqüència s’hauran de reunir.
La junta directiva s’encarregarà de vigilar les operacions financeres de l’organització mitjançant el tresorer. També és l’encarregada de contractar un director per a l’organització i controlar-ne les operacions. En cas d’estar descontents amb l’exercici general del mateix director, també ho poden acomiadar.
Una altra de les seves funcions vitals és vetllar per mantenir la missió, la visió i els valors de l’organització per impedir que es perdi el rumb. En definitiva, la junta directiva s’encarregarà de prendre decisions clau sobre les polítiques de l’organització i controlar que es duguin a terme.
De què es compon una junta directiva?
A Espanya, una junta directiva s’ha de compondre d’un mínim de 3 persones físiques de la mateixa entitat amb la possibilitat de ser-ne un màxim de 10. Una junta directiva es pot compondre de diferents càrrecs, però sempre i de manera obligatòria hi haurà d’haver un president, un secretari i un tresorer.
• President: S’encarregarà de dirigir i representar. Organitzarà i convocarà les reunions de la junta directiva. S’encarrega de revisar els documents administrats tant de la secretaria com de la tresoreria.
• Secretari: S’encarregarà d’aixecar i signar les actes de cada reunió de l’assemblea general com de la junta directiva.
• Tresorer: S’encarregarà de portar els llibres comptables, elaborar els pressupostos, fer el balanç de situació i la liquidació dels comptes.
• Vicepresident: Ajudaran el president i en cas que estigui absent n’assumiran el càrrec. Aquesta darrera figura és opcional.
Per què és important tenir una junta directiva?
Si es vol crear una organització sense ànim de lucre (ONG) o de l’anglès non-profit no es podrà obtenir l’estatut tret que es creï una junta directiva.
A més, la creació d’una junta directiva suposa:
- Transparència i confiança:
La creació, la formació i la posada en marxa d’una Junta directiva dins d’una organització és sinònim de confiança i de transparència tant per a les decisions externes com internes que es prenguin. - Patrocinis i finançament:
Moltes vegades, una de les tasques més difícils a les quals s’enfronta una organització sense ànim de lucre és buscar una sèrie de patrocinadors per dur a terme la seva missió. Tenir una junta directiva establerta significa tenir un òrgan al qual dirigir-se i comunicar-se a més de ser sinònim de professionalitat i serietat. - Fonamentar els pilars de l’organització i la credibilitat:
La junta directiva conforma d’unes de les verticals més importants de l’organització. Permet establir les bases fonamentals de l’organització per al correcte i futur funcionament de la mateixa i que pugui assolir els objectius que es proposa. - Atracció:
Un cop establerta, la junta directiva actua com un imant que ajudarà a la prospecció de l’organització cap a futurs patrocinis i finançament.
Recorda que molts dels patrocinadors governamentals, estatals o locals de les organitzacions non-profit prefereixen treballar amb organitzacions que tenen establertes juntes directives. Una organització sense ànim de lucre que no tingués una junta directiva equivaldria a fer-se mal a un mateix, ja que costaria més trobar patrocinadors, clau per al desenvolupament d’una ONG.
El personal d’una ONG pot assistir a les reunions de la junta directiva?
El personal d’una organització sense ànim de lucre sí que pot assistir a les reunions de les junta directiva encara que depèn en gran manera de les dimensions de l’organització sense ànim de lucre. Si l’organització acaba de començar o és de dimensions petites i el seu personal es compon d’unes 2 o 4 persones sol ser normal que assisteixin a les reunions de junta com a observadors.
En canvi, quan parlem d’una organització sense ànim de lucre amb unes dimensions una mica més grans, l’assistència del personal podria suposar un desordre i caos generalitzat. D’aquí ve que siguin establerts uns rols i la majoria d’organitzacions sense fins de lucre prefereixen mantenir les reunions de la junta únicament als membres de la junta.
Encara així és d’interès que el director pugui informar el personal sobre qualsevol fet important i que el mateix tingui accés a les actes i documents de la reunió. Aquí tens 10 consells per a aconseguir reunions de junta realment productives per la teva ONG!
1. Calendaritzar i planificar reunions de junta directiva regulars i recurrents
Calendaritzar a temps i establir uns horaris per a les reunions de la junta directiva pot semblar una cosa comuna i lògica de fer, però moltes vegades, pot passar desapercebut. En establir una agenda amb les reunions planificades, assegurem que qualsevol reunió es pugui desenvolupar sense cap contratemps i encara més important, que s’avanci quant a productivitat.
A més, planificar i mantenir un horari per a les reunions de junta garanteix que aquestes arribin al quòrum necessari, permetent que les persones es puguin organitzar amb antelació.
Les organitzacions sense ànim de lucre augmenten el rendiment i la productivitat quan les reunions de junta es programen amb temps i es realitzen de forma regular ja que permet portar al dia els objectius establerts per l’associació.
Aquestes reunions periòdiques també faciliten la feina als seus participants, donant-los l’oportunitat que completin les tasques que els han estat delegades, ja que els permet anticipar les dates de les reunions.
L’ús de noves tecnologies com les reunions a mitjans digitals pot propiciar l’assistència de tots els membres. Això permetrà als participants planificar la seva agenda personal i assistir a la reunió.
Depenent de la freqüència amb què es facin aquestes reunions de junta directiva, ja sigui mensualment o trimestralment, pot ser de gran ajuda per a les persones que la conformen puguin preparar la informació pertinent a la reunió ja que el més segur és que hi haurà molts temes de tractar i en poc temps!
2. Puntualitat a les reunions
Si ja tens experiència i has participat en algun comitè d’alguna junta directiva, sabràs perfectament que no hi ha res pitjor que una reunió de junta en la qual no es distingeix l’horitzó, és a dir, que sembla que mai es vagi a acabar. Per això aquí et deixem algun consell que es pot aplicar perquè les teves reunions de junta comencin i acabin a l’hora exacta:
Ser realista amb els marcs de temps necessaris per a la reunió:
- El temps o la durada de la reunió variarà segons els objectius establerts. Ser sincer i saber el temps pot ajudar els membres a organitzar la seva agenda personal.
Flexibilitat de les reunions d’acord amb les necessitats de la junta:
- Depenent de la freqüència amb què es facin les reunions, aquestes poden durar més o menys. Adaptar aquestes reunions a les necessitats de lorganització pot ajudar a que siguin més productives.
3. Progressar a cada reunió de junta directiva:
Tenir una visió general de la trajectòria de l’organització i els seus objectius pot ajudar a la presa de decisions futures per a la ONG. L´objectiu últim d´aquestes reunions és garantir i assegurar que l’organització creixi i es desenvolupi. Prendre nota de les passades reunions i dels temes que no es van poder plantejar o certes tasques que no es van poder completar ajudarà a tenir una organització que estigui al dia.
4. Regla d’or per a les organitzacions: Les regles d’ordre de Robert
Les Regles d’ordre de Robert, sovint anomenades simplement Regles de Robert, són un procediment que s’utilitza com a estàndard per facilitar les discussions en reunions o facilitar la presa de decisions en grup.
La finalitat de les regles d’ordre de Robert és facilitar i millorar el procediment per tenir reunions més efectives amb la junta directiva. A més, es poden modificar per trobar un procés que s’adapti adequadament a cada tipus d’organització.
A més, busquen ajudar una assemblea o junta directiva a realitzar el treball per al qual va ser dissenyada i assolir els objectius establerts. Te les deixem per aquí per si et pica la curiositat!
5. Delegar un secretari responsable de les actes detallades de les reunions passades i futures
Per fer reunions de junta efectives i maximitzar el temps de tot el món involucrat, a més que les persones hagin d’assumir els rols descrits anteriorment, és útil assignar un altre tipus de rols de cara al desenvolupament de la reunió.
Aquí us deixem dos exemples per a les reunions de junta directiva per la teva ONG:
- Responsable del temps: Assignar la responsabilitat a una persona que controli el temps per cenyir-se als temes importants pot ser de gran ajuda per fer sessions realment eficients i eficaces.
- Responsable de prendre notes: Assignar la responsabilitat a una persona perquè prengui notes dels punts més importants tractats a la reunió com a síntesi per delegar responsabilitats ajuda a la resta de les persones a situar-se i saber com procedir.
Aquests rols són útils i poden ajudar a mantenir les reunions estructurades i productives, sense que el caos acabi per agafar el control. Amb això ajudem a fer que els participants de la junta se centrin en les seves obligacions i es compleixin objectius.
6. Centrar-se en l’estratègia
La majoria dels consells que hem descrit i en què ens hem centrat des de Berrly es resumeixen a aprofitar i optimitzar de la millor manera les reunions de la junta directiva ja que el temps és or. Tot i així, cal recordar que el paper de la junta en una organització sense ànim de lucre en última instància és estratègic amb la finalitat de complir els objectius que s’han establert.
Totes les organitzacions són diferents ja sigui per la seva mida o els recursos que tenen disponibles però la participació de cadascuna de les persones involucrades dins d’aquesta varia i és diferent.
Per això dins de les reunions de junta a les organitzacions sense ànim de lucre és imprescindible enfocar-nos en les metes i en l’estratègia i com arribar-hi. La planificació estratègica farà que l’ús del temps de cada persona sigui el més òptim.
7. Cada opinió compte
Tant a les reunions de junta directiva a les organitzacions sense ànim de lucre com en qualsevol altre tipus de reunions hi sol haver persones que tindran tendència a parlar més que altres. De vegades, aquestes persones acaben monopolitzant la conversa.
Tot i que l’existència de persones extravertides aporta vida i passió a les reunions és important que tots els participants tinguin el seu espai per expressar la seva opinió encara que en alguns casos s’abstinguin de fer-ho. També ajuda a cenyir-se a l’agenda establerta i animar les persones més introvertides a participar-hi i veure que la seva opinió és valorada i presa en compte en les decisions de les organitzacions sense ànim de lucre.
8. Responsabilitat de cada membre de l’equip
De manera ràpida, l’opinió de cada participant a la junta directiva compta, però a més, cada persona que la conforma ha de sentir-se com un pilar fonamental per motivar-los i puguin desenvolupar la seva funció a terme.
9. Crea una atmosfera d’equip per assolir objectius
Tots els consells que hem descrit van enfocats a crear i formar una junta directiva una atmosfera positiva d’equip on es respira passió i compromís pel projecte. En general, les persones que conformen la junta directiva són voluntàries i solen tenir un altre tipus d’obligacions com a feines a temps complet i altres compromisos.
Fomentar un espai de treball sa i professional, assignar uns rols clars per a cadascuna de les persones i facilitar-vos les tasques que puguin tenir ajudarà a crear i enfortir un compromís de les persones amb l’organització sense ànim de lucre. En essència, això augmentarà la disposició i la retenció de les persones dins de la teva organització, cosa que significa una associació més forta i consolidada.
10. Feedback de la reunió
El nombre de reunions de junta de cada organització sense ànim de lucre és variat i diferent. Per això, una cosa crucial que es pot fer entre aquestes reunions és cercar feedback o una retroalimentació de cada integrant per millorar els processos ja establerts.
En sol·licitar Feedback a cada participant després de les reunions és essencial per garantir que aquestes siguin el més eficient i efectives possibles. També permet reconèixer els problemes o certes debilitats a què s’enfronta l’organització.
11. Berrly com a columna vertebral de la teva organització sense ànim de lucre
Berrly és un programari de gestió que impulsa la digitalització de la teva organització sense ànim de lucre en tots els vessants. És un sistema amb funcionalitats molt potents que permet automatitzar tasques tedioses i repetitives al teu dia a dia i detectar necessitats dins de la teva organització amb l’objectiu últim d’enfortir i potenciar el teixit associatiu de la teva associació.
Com et pot ajudar Berrly a fer reunions de junta directiva més productives?
Amb Berrly, calendaritzar i planificar les reunions de la teva junta per a la teva organització non-profit és més fàcil que bufar i fer ampolles! Berrly actua com un catalitzador de reunions de junta per a organitzacions sense ànim de lucre gràcies a les seves diverses funcionalitats que permeten automatitzar processos, podràs centrar-te en allò important, la teva organització.
Comunicació personalitzada: Amb Berrly podràs programar i enviar comunicats personalitzats als membres de la teva junta en cas d’alguna emergència o modificació. Amb l’opció d’enviaments de missatges a grups concrets, gràcies al nostre sistema d’etiquetatge. 📨
Calendari i esdeveniments: Berrly permet generar un calendari amb les activitats i els esdeveniments per a les persones que conformen part de l’organització d’una manera molt visual. Podràs exportar el fitxer iCal i sincronitzar-lo, confirmar l’assistència en temps real i fer una previsió per organitzar-se en funció de les necessitats de l’ONG. 📅
Analitzar les dades de la teva ONG: Amb Berrly, podràs aprofitar al màxim la base de dades de la teva organització, ja que et permetrà crear informes, generar gràfics i mapes de calor de l’activitat de la teva associació que podràs presentar a les reunions de junta directiva per veure si es desenvolupen i es compleixen els objectius establerts. 📈
Interactuar amb els teus socis: Els teus socis tenen una zona privada! Dins d’ella podreu actualitzar les vostres dades personals actualitzades a l’instant. Els socis podran consultar dins del seu espai privat les comunicacions de la teva ONG, confirmar assistència d’esdeveniments, intercanviar comentaris i fer els pagaments necessaris. 🗣️
Agilitzar la vostra tresoreria: Amb Berrly pots gestionar el cobrament de quotes recurrents i habilitar un sistema d’aportacions econòmiques i donacions públic, amb emissió automàtica del model 182 AEAT. Genera partides de deute segons activitats i fitxers SEPA preparats per enviar al banc. Ofereix als teus socis múltiples sistemes de pagament: domiciliació (SEPA), targeta de crèdit, transferència i efectiu. 💸
Fins aquí el blog d’aquesta setmana! Recordeu que podeu provar berrly de manera gratuïta durant 15 dies o si ho preferiu podeu contactar amb nosaltres per a una reunió de producte. Moltes gràcies per ser aquí i fins al pròxim blog!
