¿Organizas eventos deportivos? ¡12 consejos para tu club deportivo u organización!
Ya seas un club deportivo o una entidad no gubernamental, cada vez son más las organizaciones que se animan a la creación y organización de eventos deportivos debido a los grandes beneficios que conllevan. Los eventos deportivos son una forma ideal para dar a conocer a tu club deportivo u organización y sirven como punto de encuentro para tus socios y aficionados. Pero organizar eventos no es una tarea fácil. Los eventos son complejos ya que requieren tiempo, recursos y una planificación anticipada si queremos que todo vaya sobre ruedas.
Antes de lanzarnos con los 12 consejos que os hemos preparado hoy, queremos hacer énfasis en la importancia de la creación de eventos. Sea cual sea tu entidad, los eventos son la forma perfecta para catapultar el desarrollo de tu organización y fortalecer el vínculo que hay con tus socios y aficionados.
Tabla de contenidos de consejos para eventos deportivos:
- Planifica con antelación.
- Determina la finalidad del evento y los objetivos que quieres conseguir.
- Determina el presupuesto de tu evento lo antes posible.
- Patrocinadores de los eventos deportivos.
- Establece a tu equipo.
- Software de gestión de clubes deportivos y eventos.
- Organización del evento deportivo.
- ¡Socializa e involúcrate con los asistentes de tu evento!
- Utiliza las redes sociales de manera productiva.
- Agradecimiento a las personas implicadas.
- Feedback.
- ¡Redes sociales! Espera, ¿Otra vez?
- ¿Por qué digitalizar tu organización deportiva?
¿Por qué son importantes los eventos deportivos para tu club deportivo u organización?
Los eventos en general son importantes para todo tipo de organizaciones. Permiten crear experiencias más cercanas, únicas y memorables y dan la posibilidad a tu público objetivo de formar parte de ellas. Son una excelente alternativa a los medios tradicionales de comunicación que existen para promocionarse. También son una forma efectiva de conocer e interactuar con nuevas personas, formar conexiones y desarrollar relaciones profesionales que te permitirán destacar sobre el resto.
Los eventos son una oportunidad de oro para las organizaciones y clubes deportivos por varias razones:
- Fortalecen la relación: Los socios y socias son la columna vertebral de tu organización. Al actuar como punto de encuentro, permiten incentivar su participación e involucración con tu club deportivo.
- Abren las puertas a nuevos socios: Son una idea perfecta para prospectar y que nuevas personas conozcan y decidan sumarse a tu organización.
- Recaudan dinero: Dependiendo de la misión y los objetivos de cada organización, son una buena oportunidad e iniciativa para recaudar fondos y encontrar nuevos patrocinadores.
- Buscan sponsors: Relacionado con el punto anterior, también son la excusa perfecta para la búsqueda de nuevos patrocinadores, vitales para apoyar la causa de tu organización.
¿Qué tipos de eventos deportivos existen?
Los eventos deportivos suelen ser organizados por clubes deportivos, organizaciones y ayuntamientos. Son aquellos eventos en los que las personas pueden asistir y/o participar en actividades deportivas ya sea a nivel recreativo o competitivo. Pueden tener objetivos empresariales, por ejemplo presentar un nuevo producto, causas benéficas, crear conciencia de la importancia del deporte en nuestras vidas, fomentar un hábito o incluso motivos personales de las organizaciones para fomentar su desarrollo y crecimiento.
- Eventos deportivos: Desde torneos, competiciones ya sean individuales o por equipos.
- Eventos culturales: Una visión más cultural y menos competitiva. Suelen ser actividades más recreativas.
- Eventos de E-sports: Los esports son competiciones de videojuegos estructuradas con ligas, equipos, patrocinadores y espectadores.
Timeline a tener en cuenta para la creación de eventos
Por lo general, a menos que tengas una máquina del tiempo todos los eventos seguirán el mismo camino. Podemos dividir esta línea temporal en tres secciones: antes, durante y después.
Consejos antes de tus eventos deportivos
1. Planifica con antelación
Una regla de oro que tienen las personas expertas en la creación, planificación y gestión de eventos es empezar lo antes posible. ¡Sin importar el tamaño de tu organización!
Dependiendo del número de participantes, los eventos se clasifican de la siguiente manera:
- Los eventos petit comité (10-49 asistentes).
- Eventos pequeños (entre 50 y 249 asistentes).
- Eventos medianos (entre 250 y 499 asistentes).
- Eventos grandes (entre 500 y 2000 asistentes).
- Mega eventos (más de 2.000 asistentes).
En Berrly recomendamos que para los eventos de petit comité y pequeños, la planificación se haga al menos con uno o dos meses de antelación. En cambio, para los eventos de tipo mediano y más grandes que la planificación se realice con una antelación mínima de cuatro meses, siendo ideal de seis meses. Ten en cuenta que en cualquier evento, existen varios aspectos a gestionar. Los hemos recopilado en el punto 3.
2. Determina la finalidad del evento y los objetivos que quieres alcanzar
Antes de lanzarte directamente a la creación de tu evento deportivo, es vital saber el propósito de por qué lo hacemos. Esto ayudará a determinar los objetivos a conseguir. Es importante que los objetivos que nos proponemos puedan medirse y cuantificarse y estén relacionados y enfocados a lo que queremos conseguir. Se conocen como los objetivos SMART.
¿Qué son los objetivos SMART?
Un objetivo SMART es aquel que es:
- SPECIFIC (específico).
- MEASURABLE (mensurable).
- ATTAINABLE (asequible).
- RELEVANT (relevante y realista).
- TIME-BOUND (limitado en el tiempo).
Los objetivos SMART te ayudan a tener una visión a largo plazo. Sirven para organizar y conseguir las metas que nos proponemos en nuestro proyecto. Son utilizados habitualmente dentro de las estrategias de marketing.
2.1 Define el público objetivo que asistirá tus eventos deportivos
Dentro de este apartado debemos definir y entender a la perfección quiénes asistirán a nuestro evento, es decir, nuestro público objetivo. El público objetivo de un club deportivo pueden ser sus socios, su base de aficionados, voluntarios, patrocinadores o incluso posibles donantes para financiar proyectos del club deportivo.
3. Determinar el presupuesto de tu evento lo antes posible
Uno de los aspectos cruciales en la planificación de un evento es determinar el presupuesto necesario para cada una de las actividades que se planean realizar. Un presupuesto estructurado nos permite tener una visión general y específica de lo que cuesta cada apartado. Así podremos priorizar una actividad, recortar gastos o también usarlo como hoja de gastos para los futuros patrocinadores del evento.
Algunos aspectos que deberías incluir dentro del presupuesto son:
- Localización o lugar del evento: Si nuestro evento está fuera de las instalaciones deportivas del club, deberemos tener en cuenta el coste del alquiler así como el seguro del local.
- Catering: Si planeamos que durante nuestro evento haya un catering para nuestros asistentes, habrá que tener en cuenta los costes asociados con la comida y bebida.
- Coste empleados: Tanto los empleados de la propia organización como los servicios que contrates para el evento.
- Software: Software de gestión de tus eventos deportivos que vas a utilizar como Berrly.
- Entretenimiento: Personas que asistirán a dar una conferencia o una charla.
- Material de alquiler: Incluyen los materiales que se alquilarán para llevar a cabo el evento, como equipos de grabación, de sonido e iluminación.
- Plan de contingencia: Una parte del presupuesto debe ser destinada a tener un plan de contingencia por si surgen sorpresas a lo largo del camino.
4. Patrocinadores del evento deportivo
La planificación y gestión de un evento suele ser costoso, lo que nos lleva a nuestro siguiente punto, la captación de patrocinadores para ayudar con los costes. Muchas organizaciones como clubes deportivos dependen de patrocinadores para llevar a cabo sus eventos deportivos y así poder crecer y desarrollarse. Por otra parte, las empresas que buscan patrocinar estos eventos, quieren ganar visibilidad y que las personas que asisten, conecten con sus marcas. Se trata de una situación de quid pro quo.
Una buena forma de encontrar patrocinadores es empezar por empresas relacionadas con tu industria. Seguro que tu club deportivo, además de aportar valor a la sociedad y a distintas comunidades, también lo hace dentro de su industria lo que se traduce en una ventana de oportunidades para que tus patrocinadores se den a conocer. ¡Es una de las principales razones por las qué muchas empresas estarán interesadas en participar y patrocinar tus eventos deportivos!
Aún así, siempre es más fácil buscar a empresas patrocinadoras que:
- Han promocionado un evento y entienden el potencial y el valor de volverlo a realizar.
- Ofrecen un producto/servicio complementario o va a la par con los valores y acciones de tu club deportivo.
- Tienen un público objetivo parecido al tuyo.
5. Establece tu equipo
Las organizaciones y clubes deportivos están compuestas por personas voluntarias que dedican su esfuerzo y tiempo libre a ayudar a estas entidades. Si queremos planear eventos deportivos que sean un éxito, necesitamos a un equipo motivado y capacitado para llevarlo a cabo.
Se puede empezar por la creación de un comité organizador formado por el personal del club, sus voluntarios e incluso los socios que quieran participar. Serán los encargados de llevar a cabo todas las actividades necesarias para la consecución del evento. Dependiendo del tamaño del evento, quizá sea relevante crear subcomités para precisar incluso más las tareas que debe realizar cada uno.
Una herramienta muy útil para la planificación de los eventos deportivos que se puede utilizar es el diagrama de Gantt. Es una herramienta para planificar proyectos. Te proporciona una visión general de las tareas que se van a programar y cuáles son los responsables qué deben cumplirlas y en qué fechas.
Para que te hagas una idea, en un diagrama de Gantt se muestra:
- Las fechas de inicio y de finalización del evento.
- Qué tareas hay antes, durante y después del evento.
- Quien es el encargado de cada tarea.
- Fecha de programación de inicio y finalización de cada tarea.
- Si hay relación entre tareas o como se superponen.
📢 ¡Recuerda!
Necesitarás voluntarios que deseen participar y ayudar durante el día del evento. Una forma de reclutar voluntarios es hablar con tus socios y socias o incluso contactar con otras organizaciones.
6. Software de gestión de clubes deportivos y eventos deportivos
Cuando hemos completado todos estos pasos y tenemos planificado nuestro evento deportivo al milímetro para que sea un éxito es hora de saltar al siguiente punto que es:
¿Cómo llevaremos la gestión del evento deportivo?
Con la digitalización del tercer sector, es imprescindible contar con un CRM para clubes deportivos como Berrly. Un software de gestión para clubs deportivos es una herramienta que ayuda con la gestión de socios y en las labores del día a día del club deportivo. Estos sistemas tienen funcionalidades más dedicadas a la comunicación con los socios y cuentan con módulos diseñados para gestionar el cobro de las cuotas de los socios online y la gestión de eventos
Muchas organizaciones por falta de conocimiento siguen utilizando métodos anticuados para gestionar eventos. Suele ser habitual ver entradas impresas en papel, que la gestión de los asistentes se haga por Excel y correo electrónico e incluso a veces ¡Con papel y bolígrafo!
Berrly incorpora un proceso de registro a eventos sencillo e intuitivo que os permitirá aumentar el ratio de asistencia. Podréis crear vuestro evento, verificar la asistencia de forma rápida y gestionar el aforo de forma sencilla. Si disponéis de un recinto deportivo, podréis crear un mapa digital de vuestro recinto deportivo con las localidades numeradas para asignar asientos y gestionar pases de temporada, así como la transmisión y cesión de asientos en los partidos.
Consejos durante los eventos deportivos
7. Organización del evento deportivo
¡Llega el día de tu evento deportivo! Con todo planeado y organizado, ¡Es hora de ponernos manos a la obra! El primer día puede ser un poco estresante para el equipo ya que queremos que salga todo impecable. Para minimizar el caos, el estrés y los posibles problemas que puedan aparecer, cada integrante del equipo debe saber a la perfección donde debe situarse y de qué actividad debe ocuparse gracias al diagrama de Gantt.
Por ejemplo, querrás tener varias personas encargadas de gestionar la entrada de los participantes conocido en inglés como el check in para evitar largas colas de espera. ¡Hablando de check in!
Realizar el check in de los participantes en tu evento con Berrly es super fácil. Proporcionamos una app para que tu equipo pueda escanear las entradas con código QR de tus participantes. Con ello evitas posibles confusiones tales como duplicados o entradas no válidas. Además, al tener un CRM de clubes deportivos como Berrly, te permitirá registrar todos los datos del evento como quien asistió y quien no, información relevante para crear futuras campañas de re-engagement.
8. ¡Socializa e involúcrate con los asistentes de tu evento!
La gestión del evento puede ser estresante y al mismo tiempo agotadora, pero es el mejor momento para poder conectar con las personas que asisten. Has trabajado intensamente para que este evento vea la luz del día. Desde conocer y entablar lazos con los socios que apoyan tu proyecto hasta hacer networking con patrocinadores existentes o nuevos es una oportunidad que no puedes desperdiciar.
¡Disfruta y conecta con las personas qué asisten a tu evento deportivo!
9. Utiliza las redes sociales de manera productiva
Las redes sociales es un punto que no podía faltar puesto que forman parte de nuestro día a día y con razón. Nos gusta compartir las actividades en las que participamos e informarnos de lo que ocurre a nuestro alrededor. La digitalización no ha hecho más que potenciar ese fenómeno.
Durante el desarrollo de nuestro evento, las redes sociales pueden ser de gran ayuda para saber lo que está sucediendo y saber la opinión de los participantes. Los asistentes, al compartir el evento en su círculo social, permite darnos a conocer aún más y crear una sensación de FOMO, siglas que en inglés significan Fear of missing out a todas esas personas que no pudieron asistir.
¿Qué acciones puedes realizar en tus redes sociales?
- Actualizar tus biografías con la información de tu evento.
- Crear un hashtag único para todas tus redes sociales.
- Crear publicaciones conjuntas con los asistentes de tu evento.
- Directos en las redes sociales para crear engagement.
¿Qué puedes hacer en el evento para crear contenido?
- Material audiovisual como fotografías y vídeos.
- Entrevistas.
- Actividades.
- Talleres.
Consejos después de los eventos deportivos
¡Enhorabuena! ¡La tormenta de estrés y agotamiento ha pasado! Ahora sólo falta abordar la última fase del evento deportivo.
10. Agradecimiento a las personas implicadas
Un pequeño gesto que marca la diferencia. Agradecer de forma personal a todas las personas que han hecho posible el evento como a los voluntarios, patrocinadores y las personas que han asistido hará que las personas se acuerden de ti. Una forma de agradecer su participación y asistencia es enviando un correo electrónico personal a cada participante.
Un software de gestión de socios como Berrly permite a las organizaciones recopilar información relevante al final de cada evento que se realiza. Por ejemplo, se puede saber de forma sencilla qué personas asistieron y quién no. Así podrás contactar con las personas que no pudieron venir y animarles a asistir al próximo evento o realizar campañas personalizadas de win-back. Un win-back email es un correo electrónico de recuperación de socios. Es enviado para volver a implicar a los socios inactivos de la organización.
11. Feedback
Después de todo el esfuerzo que has hecho para crear, planificar y gestionar el evento es importante qué sepas cómo se ha desarrollado y qué piensan tus asistentes. Una forma de saberlo es mediante el feedback (retroalimentación) interno y externo de los stakeholders (interesados) de tu organización.
El feedback interno implica a todas las personas que han participado en la creación del evento como personal del equipo. En cambio, el feedback externo implica al resto de personas que no participaron en su creación, pero que sí estuvieron presentes como asistentes.
¿Cómo puedes obtener feedback?
- A partir de encuestas de satisfacción en la web del club deportivo o la organización.
- Envío de encuestas al equipo y asistentes de forma automática gracias a un software de gestión.
📢 ¡Recuerda!
El público objetivo del feedback interno y externo es distinto. Por tanto, las encuestas de satisfacción deberán tener una orientación diferente.
12. ¡Redes sociales! ¿Espera otra vez?
Sí, exacto, aunque parezca que reciclamos contenido, volvemos a insistir en los mismo una vez más. Es crucial estar presente durante y sobre todo después del evento en todos los medios posibles. Los eventos nos permiten obtener una gran cantidad de material audiovisual que podrá ser utilizado más adelante para crear contenido y publicarlo en tus redes sociales.
¿Qué tipo de contenido puedes publicar?
- Fotografías y montajes de los vídeos realizados.
- Opinión de las entrevistas de los participantes.
- Infografías del propio evento con las estadísticas recopiladas por un software de gestión de clubes deportivos.
- Preguntas para interactuar con tu audiencia.
- Concursos.
Planificar eventos deportivos supone un reto para cualquier tipo de organizaciones incluso si eres un club deportivo. Esperamos que los 12 consejos que hemos descrito en este blog te ayuden a consolidar las bases para que tu próximo evento sea un éxito.
13. ¿Por qué digitalizar tu organización deportiva?
En Berrly sabemos que para muchas organizaciones la digitalización supone un reto abrumador y un salto hacia lo desconocido. Por eso acompañamos de la mano a cada una de nuestras organizaciones en todo el proceso para que así la transición sea lo más natural y fluida posible.
La digitalización de organizaciones permite que éstas puedan mantenerse competitivas a largo plazo y tener una orientación hacia sus socios y socias, pilar fundamental para su correcto desarrollo económico. Desde Berrly creemos que nunca es tarde para dar el paso a la digitalización de tu organización y liderar la transformación digital de tu sector. Podéis probar nuestro software gestión gratuitamente durante 14 días, contactar con nosotros o si lo preferís agendar una reunión.
