El cobro de cuotas de socios es la principal fuente de ingresos de muchas entidades del tercer sector, asociaciones, ONGs y en los clubes deportivos. No solo resulta fundamental para alcanzar los objetivos marcados, sino que es esencial para garantizar su supervivencia.

Más allá del precio solicitado y pagado religiosamente, la propia experiencia de pago ha de ser satisfactoria. Se trata de una acción periódica y recurrente, por lo que debe servir para estrechar los vínculos y fomentar las relaciones de confianza. De lo contrario, puede desencadenar una desbandada entre los asociados.

En este artículo, te mostramos con detalle cómo hacerlo bien y qué errores deberías evitar.

¿Por qué es tan importante el cobro de cuotas de socio en las entidades del tercer sector, asociaciones, ONGs y en los clubes deportivos?

La existencia económica de los clubes deportivos profesionalizados depende, en gran medida, del ingreso de los pagos de sus socios. Cuando nos referimos a clubes de deporte base, las cuotas de los propios deportistas adquieren la misma relevancia.

Esos ingresos periódicos, o puntuales, aportan los recursos necesarios para sobrevivir económicamente. Aunque la colaboración de marcas patrocinadoras es un complemento importante, la estabilidad monetaria siempre la ofrecen estos ingresos más previsibles. Así, cuanto más grande es la masa social existente, mayor es el presupuesto con el que puedes contar.

En general, estos pagos proporcionan la definición económica base de tu club deportivo. Todo lo que, de modo adicional, llegue de los recursos extraordinarios —como la publicidad— será un plus bien recibido. Sin embargo, la partida de referencia es siempre la que procede de los asociados. No olvides, por otra parte, que esta masa social hace más o menos atractivo el patrocinio en tu organización.

Dentro de unos parámetros razonables, el importe final de esos recibos no influye en exceso en la adhesión al club. Por lo general, factores como la tradición, el proyecto deportivo o la ilusión tienen más calado que el coste al darse de alta o renovar el abono o el pago de la cuota social. Sin embargo, no te engañes. Una mala gestión de estos cobros puede resultar catastrófica para tu entidad.

Peligros de una gestión ineficaz de los cobros de cuotas de socio

Entre otros inconvenientes, si gestionas mal el cobro de estos importes, terminarás enfrentándote a:

1. Problemas de liquidez. Cuando los cobros se hacen incorrectamente y tarde, las tensiones de tesorería aumentan. Tal vez tengas que financiarte y, en el peor de los casos, puedes sufrir un caos económico que conduzca a la bancarrota.
2. Pérdida de imagen. Cuando el amor al club es máximo, los socios disculpan los errores y las desatenciones en esta parcela. Sin embargo, resulta inevitable que se produzca un daño a la marca, que se percibe como poco profesional o nada fiable.
3. Deserción, malestar y desconfianza. Si la situación anterior se eterniza, los socios terminan abandonando el proyecto. Lo hacen, a menudo, por las molestias, los inconvenientes y los errores reiterados. Cuando está en juego la economía familiar, la paciencia siempre termina agotándose.
4. Precios inferiores. Por último, en esta situación de caos en la gestión de cobros, subir el precio siempre es improcedente o poco defendible. Los incrementos de tarifa, con los que vas a obtener más recursos para tu proyecto, generan mucho más rechazo cuando las cosas se hacen de un modo ineficaz.
5. Disminución de la competitividad. Si tus ingresos llegan tarde y mal, debes recurrir al endeudamiento y vas con la soga al cuello, por lo que estás en desventaja frente a tus rivales. Muchos deportistas preferirán participar en proyectos aparentemente más ganadores. Y cada vez más socios potenciales decidirán quedarse en casa.

Algunas claves de la gestión de cobros

Tanto si utilizas herramientas de gestión de pagos como si empleas métodos manuales, existe un procedimiento base que debes adoptar. Coordinar, proteger y ejecutar el propio derecho al cobro es imprescindible para tu día a día.

En tu asociación o club deportivo, así como en cualquier empresa u organización, debes cerciorarte de que se implementa este proceso:

1. Previsión y control de la tesorería. Antes de la planificación de los cobros en sí, es necesario conocer el estado de la liquidez económica de la entidad. A partir de ella, puedes decidir mejor cómo y cuándo realizar los cobros.
2. Análisis sectorial. Comprueba cuáles son los métodos de pago más habituales entre tus competidores y entre los referentes en el sector. Copiar lo que funciona es siempre una idea estupenda.
3. Aportación de recursos. Si cobrar es tan importante para tu organización, ¿no crees que se merece una dotación de recursos apropiada? A menudo, el día a día de la gestión deportiva te absorbe e, inadecuadamente, acabas posponiendo la gestión de cobros. Es inadmisible. Por ello, contar con un gestor de contabilidad es una gran idea. En especial cuando empleas un software de gestión de socios de vanguardia.
4. Optimización y control. Supervisar la correcta realización de los cobros, asignar los plazos idóneos y establecer las condiciones pertinentes mejora con la experiencia. Al utilizar herramientas de gestión de pagos eficaces, como las de Berrly, todo resulta muchísimo más fácil, ágil y solvente.

Ventajas de las herramientas de gestión de pagos

Parece claro: un software de gestión de socios y cuotas es un apoyo esencial para realizar con éxito esta tarea recurrente. ¡Evita la mala gestión, asegura que tu club podrá hacer frente a sus obligaciones! Estos recursos te permiten automatizar los registros económicos, las cuentas pendientes de cobro y la emisión de los recibos o sistemas de ingreso.

Son tres las principales ventajas de esta decisión:

1. Menos esfuerzo. La digitalización de esta tarea reduce la dedicación exigida a los profesionales de la entidad deportiva. La facturación se realiza en el momento y la forma optimizados, sin robar apenas tiempo a los profesionales, que pueden dedicarse a otras tareas.
2. Mayor rapidez. La velocidad de los cobros se agiliza al máximo. Así, el flujo de caja y la liquidez del negocio se optimizan, a la par que la rentabilidad y la salud financiera.
3. Más eficacia y adecuación. No solo mejoras la realización del proceso, también puedes analizar la realidad con un criterio fiable. Al conocer el comportamiento de pago general y de cada asociado, estás en condiciones de definir y personalizar tus estrategias de cobro.

¿Cuáles son las mejores herramientas que ofrece Berrly para la gestión del cobro de cuotas de socios?

Hemos seleccionado cinco de nuestros recursos tecnológicos que te ayudan a gestionar correctamente los cobros en tu club deportivo. Si cuentas con ellos en tu cotidianidad, pronto tendrás un control superior de tus ingresos y de su ejecución periódica. Cuando, además, estas herramientas forman parte de un software de gestión de socios único y de calidad máxima, como Berrly, todavía es mejor.

La solución tecnológica de tus servicios de pago debe:

• Facilitar y verificar las altas con rapidez y eficacia.
• Supervisar los procesos con sencillez y agilidad.
• Aceptar distintos métodos de pago, según cada caso.
• Posibilitar a los socios y deportistas pagar como ellos prefieran.
• Adaptarse al volumen y a las características de tu ámbito: vecinal, local, regional, nacional o internacional.
• Contar con una buena seguridad en términos de ciberprotección y antifraude.
• Asegurar un manejo sencillo, intuitivo y amigable.

1. Generador de partidas de deuda y de recibos

El cobro de las cuotas sistemático, ordenado, fiable y automatizado es la esencia de tu elección tecnológica. ¿Te imaginas que no tuvieras que encargarte tú de esta gestión en todo el año, porque está cien por cien automatizada? Esta es, precisamente, la funcionalidad que Berrly te aporta en esta herramienta.

El sistema te permite introducir toda la información sobre las deudas periódicas. Las altas de socios se acompañan con los datos oportunos para configurar y generar las partidas de deuda asignadas. En este sentido, pueden ser anuales, semestrales, cuatrimestrales, trimestrales, mensuales, semanales o personalizadas. Incluso es factible incluir abonos especiales, si procede.

A través de una zona privada, disponible en una aplicación de móvil o en una página web, el socio recibe cuanta información requiere. Por ejemplo, notificaciones sobre el envío inmediato de un recibo o el justificante del pago realizado.

Es una función, en definitiva, que te libera de la gestión de estos pagos entre socios. ¡El sistema se encarga de resolverla por ti!

2. Control y seguimiento de los cobros

No basta con mandar los recibos en tiempo y forma, lo principal es cobrarlos. Hasta que no se han obtenido esos recursos, el proceso no ha terminado. Por ello, es fundamental disponer de un sistema de control de los recibos devueltos.

¿Cómo gestionas habitualmente este aspecto? Si tus socios son unas pocas decenas, la supervisión no es tan complicada. Pero ¿qué ocurre con las devoluciones de recibos cuando tienes miles de ellos? Hay que estar encima, pendientes siempre para evitar la merma de los ingresos previstos.

Estas funcionalidades se encargan de enviarte alertas cuando se producen estos casos. Además, hace posible la programación de correos electrónicos para recordar las deudas pendientes.

Asimismo, te ofrece la posibilidad de consultar el histórico de cobros por socio y, de este modo, puedes tomar las decisiones antimorosidad más oportunas. En ocasiones, algo tan aparentemente sencillo como detectar y actuar ante estos impagos se traduce en un incremento significativo de los ingresos logrados.

3. Métodos de pago

Una de las prioridades de tu estrategia de gestión de pagos de socios es facilitar al máximo esta acción. Para tanto , permitir a cada uno pagar como prefiera es muy importante. En consecuencia, te conviene contar con una herramienta moderna y confiable que facilite esta multiplicidad de abonos a la carta.

En este sentido, resulta irrenunciable proveer a tus asociados y abonados de estos métodos para pagar sus cuotas:

• Pasarela de pago propia, como BerrlyPay
• Domiciliación y transferencia bancarias
• PayPal
• Stripe
• Tarjetas de crédito

Cada uno de estos métodos presentan sus pros y sus contras para ti. Sin embargo, dejar en manos del potencial socio la decisión de usar unos u otros es la decisión más inteligente. Siempre tienes la posibilidad de ofrecer incentivos, como descuentos o regalos, para primar tu alternativa preferida de cobro.

4. Generador de ficheros SEPA

Estos ficheros forman parte del estándar incluido por la normativa SEPA. Poseen las características exigidas a las empresas y a los clubes deportivos para hacer cobros o pagos bancarios.

En la actualidad, la emisión de recibos es uno de los métodos de cobro más frecuentes y recomendables. Así, disponer de este recurso automatizado, capaz de generar el formato de fichero idóneo para las remesas bancarias, es realmente fantástico.

Todo el procedimiento de cobro se simplifica al máximo. El sistema genera las órdenes y los ficheros, los envía a las cuentas de los destinatarios y favorece la emisión de todas estas demandas de cobro a la vez. De este modo, ganas tiempo, eficacia y rentabilidad.

Para tus socios y deudores, también supone un método muy práctico, sencillo y transparente. Puntualmente, en la fecha aceptada abona desde su cuenta corriente el pago acordado sin ningún tipo de participación o pérdida de tiempo por su parte. Asimismo, es adecuado para la generación, el envío y la recepción de transferencias.

5. Verificador de cuentas bancarias

Entre las inseguridades que frenan el uso de sistemas automatizados de gestión de pagos y cobros prevalece el miedo a los errores. ¿Qué ocurre si me equivoco de cuenta y ordeno un pago equivocado?

Estos sistemas incluyen ya prestaciones que blindan estas operaciones de semejantes desatinos. Uno de los más eficaces y oportunos es el validador de IBAN y cuentas bancarias.

Gracias a él, cuando planificas las domiciliaciones bancarias e incluyes los datos para gestionarlas, los números de cuenta erróneos quedan inmediatamente detectados. Tanto es así que, en Berrly, automáticamente se verifica el IBAN introducido y la adecuación de sus datos. En consecuencia, el CCC de la cuenta corriente se convierte en un IBAN totalmente validado y fiable.

Si introduces por error una cuenta fallida —con el IBAN incorrecto, sin él o con datos equivocados—, la operación se bloquea. Este sistema de detección de incoherencias es muy importante para tu organización.

Llegados a este punto, seguro que estás mucho más sensibilizado con el cobro de cuotas en tu club deportivo. Eres consciente de su importancia, y de cómo los errores en este aspecto pueden generar problemas económicos, de imagen y de competitividad. Además, ya sabes que contar con una herramienta de gestión de cobros es una excelente decisión. Y también que, de todas ellas, Berrly te ofrece la mejor alternativa. ¡Contáctanos e infórmate ahora mismo!