Las reuniones de junta directiva de una asociación figuran entre las acciones periódicas de comunicación más importantes para los clubes y las asociaciones. Su incidencia en el devenir de la organización es máxima. Por ello, debes prepararlas y trabajarlas muy bien, a fondo, para que cumplan sus objetivos y resulten más productivas.

Con tal fin, te conviene tener claros determinados conceptos y asumir las mejores actitudes para plantearlas con acierto. Estas reuniones, de hecho, pueden derivar en acuerdos generales que marquen las próximas acciones directivas, técnicas y comerciales en tu organización. En este artículo, analizamos cómo plantearlas y planificarlas con éxito.

¿Qué son las reuniones de junta directiva de una asociación?

Son reuniones o asambleas protagonizadas por los dueños o asociados de una sociedad mercantil o de aquella que esté integrada en el tercer sector. Su finalidad es múltiple:

• Informar, discutir y validar la administración de la entidad.
• Votar acuerdos y pautas de actuación.
• Renovar y elegir a los miembros de la junta directiva.
• Dialogar y rebatir sobre cualquier otro tema organizacional que se considere necesario.

Aunque tradicionalmente siempre ha sido necesaria la asistencia presencial, cada vez más se están admitiendo fórmulas de participación online. Los propios estatutos establecen si esta opción es admisible o no.

Rasgos más característicos de estos encuentros

Estos cuatro son los principales atributos de estas reuniones:

• Se deciden asuntos relacionados con el funcionamiento y la gestión de entidad. Entre otros, los vinculados a las decisiones y estrategias de futuro, a la distribución de los beneficios y a las variaciones en el capital social.
• Se convoca y realiza a partir de las pautas definidas en los estatutos de la organización, así como por la legalidad vigente en el país.
• Los participantes tienen diferentes derechos y obligaciones en su seno. Por lo general, tienen que ver con las participaciones en el capital social.
• Salvo indicación en contra en los estatutos de la organización, se celebran en su sede social.

Clasificación de estas asambleas

La junta general de accionistas es el evento corporativo más característico dentro de esta categoría de comunicaciones. Es uno de los órganos de gobierno más determinantes en cualquier sociedad de capital. Está integrada por los dueños de la entidad —sus accionistas—, quienes son convocados para adoptar decisiones de presente y futuro. Tras discutir los temas corporativos, se adoptan resoluciones para su evolución. Además, se analiza cómo ha sido el desempeño corporativo durante el periodo en cuestión.

Los objetivos de estas reuniones difieren y dan pie a una clasificación reveladora:

• Junta general ordinaria. Tiene carácter anual y se lleva a cabo dentro de los primeros seis meses el ejercicio. Sirve para aprobar la gestión realizada por el consejo, una vez cerrado el ejercicio previo.
• Junta general extraordinaria. Tiene carácter excepcional y deriva de diferentes razones. Un cambio de domicilio u objeto social, el cambio de administradores o la necesidad de aportaciones extra son algunos de sus motivos. Se puede convocar en cualquier fecha, aunque la notificación debe hacerse de la manera idónea.
• Junta universal. Todos los socios acuden voluntariamente, no hay convocatoria previa y aprueban de modo unánime el orden del día. Igualmente, han de estar presentes los que carecen de derecho a voto. Permiten tratar cualquier tema y las aprobaciones no exigen unanimidad. Ahora bien, al certificar lo acordado, debe aparece la firma de todos los socios, el lugar de celebración y su condición de universal.
• Junta de clases de accionistas. Son encuentros dirigidos a grupos o segmentos de accionistas, socios o abonados para tratar temas específicos que solo les afectan a ellos.
• Junta de revisión de negocio. Posibilitan poner en común los asuntos relacionados con la actividad corporativa y establecer nuevos acuerdos de gestión a más corto plazo.

Claves al convocar una junta directiva de una asociación

¿Sabes que, salvo excepciones legalmente establecidas, estas reuniones han de cumplir normas predefinidas al convocarla? En primer lugar, los administradores son las personas competentes para hacerlo. Excepcionalmente y ante determinadas condiciones, también sirven los liquidadores, el comisario del sindicato de obligacionistas, el registrador mercantil y el letrado de la Administración de Justicia. Incluso cualquier socio puede instar la celebración de una junta obligatoria.

Si hay un administrador único, este será suficiente para convocarlas. Cuando coinciden varios administradores mancomunados, han de hacerlo conjuntamente, salvo que se haya establecido en los estatutos otra pauta.

Es imprescindible, también, dar publicidad y comunicar correctamente esa celebración. El propósito es que todos los participantes conozcan las circunstancias de ese evento y los temas que van a ser tratados. La antelación mínima con la que hay que dar esta información es quince días.

En líneas generales, debe constar en esta difusión el nombre de la entidad, la fecha, la hora y el orden del día. Puntualmente, los socios o representantes con un mínimo del 5 % del capital social pueden solicitar complementar esa convocatoria con más puntos a tratar en el orden del día. También constarán el cargo, el nombre del destinatario —si son comunicaciones individuales—, mención al derecho de información, plazos y firma.

La planificación de la junta directiva de una asociación

Una vez establecida la necesidad o conveniencia de celebrar una de estas asambleas, adoptados todos los pasos y requisitos legales, hay que planificarla. Estos encuentros van a ser fundamentales desde un punto de vista estratégico y comunicacional. Es preciso adoptar acuerdos de calado y proyectar una imagen positiva de la organización.

La trascendencia de estos encuentros es, en ocasiones, también mediática. Los acuerdos y las negociaciones mantenidas pueden llegar a los medios de comunicación. Y, desde ellos, a la sociedad en su conjunto.

Además, como objeto de comunicación que implica convencer, persuadir y mover a la acción a los presentes, la improvisación no es una opción. Resulta determinante llevar a cabo una profunda planificación de todo el evento. Esta capacidad será determinante en cualquier tipo de ellas, desde una junta directiva a otra con presencia de todos los accionistas.

Grandes ventajas de la correcta realización de estos encuentros

Cuando trabajas, planificas y ejecutas bien estas asambleas en tu club, asociación o colectivo, puedes obtener grandes beneficios.

A continuación, enumeramos algunos de los más característicos:

• Satisfacción de los socios y asociados. Constituye tu público prioritario, aquel del que depende en mayor medida el devenir de tu proyecto. En este sentido, es un evento informativo y una oportunidad de trasladar una imagen de marca más sólida, atractiva e ilusionante.
• Alineación de sensibilidades e ideas. Compartir los objetivos generales y las líneas de trabajo aporta fiabilidad, estabilidad y rendimiento. Cuando todos vamos a una, llegamos muchísimo más lejos.
• Puesta en común del desempeño. Hacer visibles los logros y los avances impulsados es necesario. También conviene mostrar el diagnóstico actual y compararlo con la situación previa.
• Definición y aceptación del plan de acción. Este puede ser más o menos adecuado, pero si cuenta con el apoyo de los asociados, queda reforzado y aumentan sus posibilidades de éxito.
• Refuerzo al seguimiento. Tras estos encuentros y puestas en común de las ideas, los enfoques y los sentimientos, mejoran el clima laboral y la motivación. Es más resolutivo, de este modo, canalizar los esfuerzos a la supervisión y optimización de las acciones y los planes realizados.
• Agradecimiento y recompensas. Cuando el trabajo se está haciendo correctamente, estos encuentros se convierten en el escenario perfecto para darle relevancia y obtener el reconocimiento debido.

Principales errores al plantear y ejecutar una junta directiva de una asociación

Estos son los fallos más habituales que debes evitar cuando trabajas en la organización, planificación o ejecución de estos eventos de comunicación corporativa:

• Pensar que siempre son iguales. En realidad, ocurre todo lo contrario. Cada una tiene sus propios rasgos, por lo que debes actuar en consecuencia. Define la duración, el estilo, el formato, el contenido, el momento, el lugar y la estructura a partir del qué y el por qué de cada una.
• Convocarlas en exceso. No abuses de ellas, es mejor pocas buenas que muchas insustanciales. Cuando de verdad son necesarias, dedícales todo el tiempo que precisan.
• No definir objetivos. Fíjate con precisión y ponlos en común desde el primer momento. Así, los asistentes pueden colaborar en alcanzarlos.
• Alejarse del tema. Volvemos al qué: una vez establecida la idea central de la asamblea, mantente fiel a ella. Desviarse puede suponer una irreparable pérdida de tiempo.
• Alargar su duración. Cada caso, ya lo hemos indicado, es diferente. Sin embargo, a partir de los cincuenta minutos de duración la atención y la eficacia empiezan a descender. La óptima preparación ayuda a sintetizar y a ajustar el tiempo dedicado.
• Fallar en la convocatoria. Equivocarse al notificar la cita, obviar a algunos de los que deberían estar presentes o fallar en las comunicaciones son errores muy serios. Tanto que, a veces, pueden invalidar legalmente determinadas reuniones de junta directiva de una asociación y crear una pésima proyección de la identidad o de la marca.
• Escoger un mal horario. Lo ideal es al final de la mañana, cuando los asistentes están mentalmente más activos y en condiciones de aportar más valor al desarrollo.
• Carecer de herramientas digitales. En Berrly ponemos a tu alcance soluciones tecnológicas que automatizan y simplifican toda clase de tareas. Entre ellas, labores de gestión de datos, RGPD, comunicación, cobros y venta de entradas. Así, vas a mantener actualizada la base de datos y en óptimas condiciones tus comunicaciones. También tendrás más sencillo compartir documentaciones de forma privada a tus socios y mucho más.

Consideraciones útiles para mejorar la eficacia de una reunión de junta directiva de una asociación

Cualquier evento de comunicación oral entre personas exige un trabajo minucioso y concienzudo para asegurar su adecuación. Básicamente, debes actuar en función de estos criterios y factores:

1. Acomete varios estudios previos intensos sobre el tema, el público, la situación y el promotor de esas comunicaciones.
2. Define, a partir de ellos, la finalidad y la idea central.
3. Prepara el contenido con constancia, fiabilidad y rigor.
4. Asume los roles de comunicación y trabaja en equipo para aunar el mejor desarrollo ante los presentes.
5. Crea los mensajes y las ayudas visuales idóneos para reforzar esa puesta en común de informaciones.
6. Desenvuélvete con naturalidad, usa la recreación como sistema de exposición y emplea un guion para seguir tus planteamientos. Comparte siempre ideas propias.
7. Apuesta por una comunicación única, en modo gano-ganas y poniendo el corazón.
8. Planifica y ejecuta con vocación de servicio: debes comunicar, no manipular. Para ello, has de estar convencido, persuadido y entusiasmado de lo que transmites.
9. Escucha a tu público y responde ante su feedback. Si debes cambiar alguna parte de tu comunicación sobre la marcha, no dudes en hacerlo.
10. Intentar anticiparte a los ruegos y las preguntas que pueden surgir en el evento. Si estás preparado, todo irá mucho más fluido.
11. Ajusta la duración a las necesidades y esfuérzate para que estas comunicaciones no se alarguen en exceso, en pro de la eficacia.
12. Ambienta y decora el entorno de forma corporativa, atractiva y cómoda. Si logras generar una experiencia positiva en los presentes, la productividad será mayor y tu marca saldrá beneficiada.
13. Recurre a los mejores colaboradores y hazte con las herramientas de comunicación, gestión y automatización más apropiadas.

Un consejo final para tu próxima junta directiva

Llegados a este punto, probablemente estás mucho más sensibilizado con la importancia de estos encuentros comunicacionales en tu organización. Si gestionas un club deportivo, una fundación, una asociación, una empresa o cualquier otra entidad, reúne los recursos óptimos para ejercer esta labor.

El equipo lo es todo, ¿no lo crees así? Las personas que te rodean también serán determinantes para favorecer la toma de decisiones y la puesta en común de las mismas. En cualquier clase de junta, te vendrá muy bien delegar de acuerdo a sus capacidades y características. Además, el equipamiento tecnológico es un factor diferencial para lograr tus objetivos.

Así que no lo dudes: apuesta por la seguridad y contrata las funcionalidades digitales de Berrly. Con ellas, además de asegurarte una mayor calidad, fiabilidad e idoneidad, vas a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. Olvídate de la farragosa gestión previa de estos encuentros, dedícate a prepararlos correctamente. Para tu planificación, estas herramientas son insuperables. La gestión de datos, la automatización de tus comunicaciones y la existencia de áreas privadas para los socios y el resto de los asistentes son ventajas significativas.

En definitiva, las reuniones de junta directiva de una asociación figuran entre los eventos de comunicación más importantes para tu proyecto. Trabájalas a fondo, planifícalas bien y aplica todos estos consejos que te hemos proporcionado. ¿Quieres hacerlo con más rigor, rapidez y garantías de éxito? Contacta con nosotros e infórmate sobre la posibilidad de probar gratis nuestro software de gestión.