Resulta mucho más fácil hablar sobre comunicación efectiva que asegurarla en la práctica. Si, de verdad, te planteas el objetivo de propiciarla en tu organización, asociación o club deportivo, debes empezar por el principio.

Una definición sintética, y muy útil, de comunicar es poner lo propio en común. Supone un posicionamiento inicial sencillo, pero, en la práctica, implica grandes exigencias para las entidades que abrazan este enfoque. En tu caso, con tantos socios y asociados a los que dirigirte, además de a tus colaboradores y voluntarios, ¿te parece un objetivo alcanzable?

La realidad conlleva que no basta con compartir solo la información. También han de transmitirse las ideas, los valores, los principios, los sentimientos y las emociones del colectivo. En este artículo, queremos ayudarte a orientar mejor tus esfuerzos en esta dirección.

Cómo enfocar la comunicación con tus socios

Los socios son el alma, la savia y la fuerza principal de una entidad de este tipo. En general, están motivados a la colaboración, motivo por el que se han asociado y ofrecido su apoyo. En contrapartida, esperan ser tenidos en cuenta, valorados, informados y reforzados en las motivaciones que los impulsan.

En buena lógica, sea cual sea su relación con la organización, necesitan, esperan y desean recibir comunicaciones periódicas. Cuando se sienten ignorados, abandonados u olvidados, su fidelización queda en peligro y acaban cuestionándose si siguen, o no, colaborando.

Otro aspecto destacable es que cada socio que tienes no solo recibe información, también acaba compartiéndola. Por ello, son tus primeros prescriptores y actúan como correas de transmisión de tus mensajes. Estratégicamente disponer de una buena estrategia de comunicación hacia este público favorece la proyección y difusión general de tu entidad.

Características básicas de esta comunicación

Debes tener presente que la comunicación humana atesora unos atributos irrenunciables:

• Es intencional.
• Transmite información, pero también sensaciones y emociones.
• Tiene una dimensión social, colectiva.
• Resulta bidireccional: los destinatarios responde y emiten feedback que es necesario aprovechar.
• Es pragmática, porque posee una intención y genera unas consecuencias, en principio deseadas.
• Desarrolla una relación, potencialmente duradera en el tiempo.

En estas organizaciones, la comunicación forma parte del quehacer cotidiano. De hecho, no existe vida asociativa sin ella. Factores como el conocimiento, la colaboración, la cohesión, la relación, los conflictos, el debate, la toma decisional o el apoyo se articulan comunicando.

Si bien este intercambio puede surgir de un modo espontáneo en ciertas ocasiones, no puede ser el único flujo empleado. Es imprescindible crear los canales y los vínculos que aseguren la correcta y oportuna llegada comunicacional a cada miembro.

Estas son sus funciones en una organización con socios:

• Informa. Transmite la realidad, los hechos y las circunstancias que afectan a la entidad. Conocer las alternativas es imprescindible cuando se deben tomar decisiones en diferentes niveles.
• Ayuda a controlar. Ambas partes identifican qué esta sucediendo y cómo se están comportando la dirección y los asociados.
• Motiva. Es esencial para animar a la participación colaborativa. Si no se concreta qué hay que hacer y cómo, difícilmente se pasará a la acción.
• Expresa emociones. De entrada, la satisfacción y las frustración deben quedar canalizadas. A su vez, las personas somos seres afectivos y requerimos transmitir y percibir los afectos ajenos al poner lo propio en común.

¿Qué tipos de comunicación conviven en las asociaciones?

En función de los públicos a los que se dirige, te conviene distinguir entre:

• Interna. Tiene lugar dentro de y para el grupo, entre los miembros que lo integran. Su propósito es mejorar la eficacia y la eficiencia de la misión asumida, así como cohesionar e integrar.
• Externa. Se dirige a los públicos objetivos, diversos, de cada proyecto. Resulta indispensable para divulgar una imagen corporativa positiva y para promover las acciones emprendidas.
• Institucional. Está dirigida a aquellas instituciones y organismos que pueden influir, condicionar o potenciar la labor desarrollada.

En realidad, curiosamente, la comunicación con el socio es un híbrido de interna y externa. Los asociados forman parte de la organización, pero su captación se concreta en públicos ajenos. Es uno de sus rasgos más característicos.

Consejos prácticos para impulsar una comunicación efectiva con tu público

Es importante actuar con criterio, método y amplitud de miras cuando tratas de comunicarte con tus asociados. Antes que emitir mensajes aislados e inconexos, en función de impulsos de oportunidad, debes desarrollar una estrategia continuada de comunicación eficaz.

Las recomendaciones que te mostramos a continuación te ayudarán a enfocar mejor este propósito y alcanzar los objetivos deseados.

Respeta las prioridades comunicacionales

Asegúrate de que estos puntos prioritarios protagonizan tus comunicaciones habituales:

• Actividades. Comparte con tus asociados y colaboradores todo lo que estáis haciendo. En especial, las que tienen un carácter público. Debes decidir con acierto cuándo anticipas lo que está por venir y cuándo explicas lo realizado. A menudo, conviene impulsar ambos aspectos: lo presente y lo futuro.
• Logros e hitos. Es doblemente necesario compartirlos. En primer lugar, porque cada socio merece estar informado de esos éxitos. En segundo, porque son factores esenciales de motivación y refuerzo de la colaboración. En consecuencia, favorecen la tan deseada fidelización y reconocen el apoyo recibido.
• Decisiones adoptadas. Si bien algunas de ellas, más estratégicas o directivas, no deberían trascender, sí es bueno compartir las que afectan al tejido social. La oportunidad y el modo de hacerlo, mediante comunicados oficiales, tienen un gran calado.
• Proyectos. De igual modo, los planes de futuro, tanto de mejora como de consolidación y respaldo, han de explicarse a cada socio. También es una comunicación estimulante y positiva para motivarlos.

Diseña un plan de comunicación

Es una cuestión fundamental para conseguir este propósito. Tanto es así que vamos a dedicar un apartado completo en este artículo para explicar su importancia y cómo llevarlo a cabo.

Sea como sea, ha de convertirse en una brújula y guía permanente de actuación. Es determinante para no actuar por impulsos, sino de manera plantificada, metódica y mucho más eficaz.

Conoce a tus socios

En toda comunicación, conocer al público al que nos dirigimos es imprescindible. Solo así puedes acertar con el tono, el contenido, el estilo y la periodicidad de las comunicaciones. Debes identificar y respetar sus necesidades, intereses y expectativas.

Utilizar encuestas es una posibilidad, aunque gracias al Big Data es posible analizar métricas e indicadores que reflejan lo que hacen, más que lo que dicen. Si te metes en la piel de tu tejido social, tienes más capacidad para anticiparte a sus deseos. No solo tendrás más claro qué debes contarles, y cómo hacerlo, sino también cuándo y por qué.

Adicionalmente, es importante establecer relaciones interpersonales con cada socio. Aparte de los canales más técnicos y globales disponibles para comunicarte, te conviene impulsar el trato cercano, personalizado y cara a cara. Organizar encuentros, reuniones, entrevistas, videollamadas y eventos es una opción necesaria.

Cuenta con un software cualificado

Digitalizar la comunicación social de tu organización supondrá un grandísimo avance. Cuando tienes centralizados tus principales canales y medios de contacto con tu público interno, todo resulta más fluido, eficiente y adecuado. Ganarás agilidad y mucho tiempo, así como eficacia, si automatizas esta comunicaciones.

¿Cuál es la mejor opción? Sin duda, incorporar el software de gestión Berrly a tu entidad es sinónimo de acierto. A partir de ese momento, comunicar con éxito será algo mucho más natural, inmediato y sencillo.

En este punto, te aconsejamos leer nuestro artículo 5 consejos sobre cómo mejorar la comunicación con los socios de un club deportivo. Seguro que recabas buenas ideas para comunicarte mejor y aprovechar el software de Berrly.

Importancia del plan de comunicación

Elaborar este plan de comunicación social permite ordenar y priorizar las acciones que conviene acometer. Es un modo de incrementar la eficiencia y el logro de los objetivos específicos establecidos.

Podemos definirlo en torno a estos rasgos y cualidades:

• Es un esquema de las actuaciones organizacionales.
• Incluye cómo se comunicará, a quién y con qué metas.
• Establece tareas y asigna responsabilidades y funciones a los colaboradores.
• Concreta los canales, el tono, el estilo y el tipo de mensajes.
• Incorpora los medios de análisis y la supervisión de las actuaciones completadas.

¿De qué apartados debe constar?

Estos aspectos siempre han de estar presentes en un plan de comunicación efectiva:

• Análisis de la situación y del entorno. La realidad de la organización, el contexto, la competencia, el sector… son aspectos que deben quedar estudiados.
• Objetivos comunicacionales. Debes definir, de forma concreta, específica, medible, alcanzable y oportuna, cuáles son las metas de este plan. Es imprescindible para poder evaluar, después, si se está logrando lo esperado o hay que fijar nuevos enfoques.
• Definición del target. Especifica cómo son los públicos a los que se dirigen las comunicaciones, en especial el tejido social al que te vas a dirigir.
• Concreción del mensaje. El porqué y el qué vas a comunicar han de ir de la mano. En este plan, has de establecer cuál es la idea central que pretendes compartir.
• Estrategia. Menciona qué métodos se van a emplear, el tono, los canales, los momentos y los recursos destinados para poner en común.
• Táctica. Se concretan las acciones y las operaciones que se llevarán a cabo, estableciendo los responsables humanos y los materiales requeridos.
• Dotación económica. Un buen plan de comunicación siempre incluye la asignación presupuestaria para las acciones requeridas. No olvides especificar estos presupuestos y valoraciones.
• Timing. Programa el calendario de esas acciones y determina la duración de cada una de ellas. Es la forma de corroborar que el plan se está implementando.
• Control y evaluación. Por último, es básico incorporar los medios para validar y verificar lo realizado con el fin de introducir las medidas correctoras pertinentes.

Canales, claves y características de la comunicación eficaz en las organizaciones

Cuentes o no con un plan de comunicación, es imprescindible aplicar estas cinco pautas de actuación:

1. Identifica cuáles son los necesidades comunicacionales. Debes fijar cuáles son las informaciones prioritarias. Analízalo desde dentro, en función de los valores y objetivos de tu organización, y desde la óptica de sus asociados. Es decir, en función de sus intereses y deseos.
2. Segmenta en relación con los perfiles. Crea grupos o comunidades según las características comunes y las circunstancias. Criterios geográficos, procedencia, intereses… son factores condicionantes. Tenlos en cuenta al comunicar con cada segmento.
3. Concreta los canales de difusión. Debes decidir cuáles van a ser los canales oficiales. Los hay internos y externos; lo idóneo es conseguir sinergias combinando ambos tipos.
4. Escoge y reúne recursos de comunicación. Tanto las herramientas utilizadas como el tipo de contenidos —escrito, audiovisual o gráfico— influyen en la percepción de los mensajes. Adecúa esta elección a tus metas y a tus públicos.
5. Elabora un calendario de actuación. Define con antelación cuándo y con qué periodicidad lanzarás tus comunicaciones. De lo contrario, acabarás pecando de saturación o de escasez. ¡Planificar es decisivo!

¿Cuáles son los canales más recomendables?

Nunca como ahora, las organizaciones y las empresas han tenido acceso a más canales de comunicación interna y externa. En la práctica, puedes contactar con tus asociados de múltiples maneras:

• Redes sociales. Estos canales aportan inmediatez, imagen y economía. A través de publicaciones, mensajes privados y comentarios, los puedes aprovechar al máximo.
• Sitio web. Es el canal por excelencia en la difusión de mensajes corporativos. Incluso conviene plantearse la posibilidad de conformar un área privada de fidelización o de información para asociados.
• Blog. Es una sección del sitio web que posibilita incluir contenido dinamizado y publicar noticias o comentarios de actualidad.
• Correo electrónico. El email marketing es un procedimiento idóneo por su economía, su adecuación, su agilidad y cercanía. Te permite enviar mensajes personalizados o newsletters corporativas.
• Teléfono. El telemarketing sigue siendo una posibilidad de contacto, más personal e íntimo, para proveer de información concreta a cada socio.
• Correo postal. Las cartas postales tienen un coste que te evitas con el correo electrónico. Sin embargo, aportan oficialidad y distinción, por lo que pueden ser útiles en determinadas comunicaciones.
• Videollamadas. Es una estupenda manera de mantener el contacto con los tuyos sin recurrir a la presencialidad. Por ello, resulta ágil, barato, sencillo y eficaz.
• Encuentros, reuniones y eventos. El contacto presencial es siempre importante. Mantener abiertas las puertas de las sedes y las delegaciones, y tener máxima disponibilidad de atención al socio, es muy positivo.

En realidad, la comunicación efectiva con tus socios depende en gran medida de la planificación, la voluntad y los recursos destinados. Si te lo propones, y cuentas con un software como Berrly, este proceso te resultará más fácil y certero.