Què són les AFAS/AMPAS?

Les Associacions de Familiars d’Alumnes conegudes per les sigles, “AFAs”, són entitats sense ànim de lucre que tenen com a objectiu representar els interessos de les mares, pares o tutors legals als centres educatius dels seus fills i filles.

Conegudes antigament per les sigles APA (Associacions de Pares i Alumnes) i més tard per la seva altra denominació, AMPAS (Associació de Mares i Pares d’Alumnes), les AFAs han experimentat diferents canvis en les sigles per qüestions formals i nominals a causa de problemes d’inclusió.

Moltes vegades, per manca de desconeixement, de recursos o amb la intenció d’implementar i posar en marxa la nova associació de familiars i alumnes de la manera més ràpida possible, s’opta per fer servir les primeres eines que es tenen a mà. Una d’elles són les plataformes de missatgeria que fem servir al nostre dia a dia com WhatsApp o altres aplicacions com Telegram o Signal.

Si bé és cert que et poden ajudar i solucionar la majoria de processos al principi, de cara a mitjà i llarg termini la gestió de les Associacions de Familiars i Alumnes és torna més complexa.

Les tasques i accions que es duen a terme esdevenen tedioses a causa de l’escassetat de funcionalitats específiques dins d’aquestes eines per gestionar de manera correcta una Associació de Familiars i Alumnes (AFA/AMPA).

Per això, us deixem els avantatges i desavantatges de fer servir WhatsApp al grup escolar de l’Associació de familiars i alumnes i quines alternatives hi ha.

Avantatges de fer servir WhatsApp a la teva Associació de Familiars i Alumnes (AMPA/AFA)

1. Tothom fa servir WhatsApp

Avui dia, gairebé tothom utilitza WhatsApp. Amb més de 2000 mil milions de persones que utilitzen WhatsApp de manera activa i diària, aquesta aplicació de missatgeria s’ha tornat la predilecta i preferida per contactar amb tothom a causa de la immediatesa.

Amb la possibilitat de crear grups, és la via més ràpida per comunicar qualsevol assumpte. Amb WhatsApp, podeu adjuntar fotos, vídeos, enllaços, compartir arxius i documents importants de la vostra organització perquè els socis puguin estar al dia de les accions que es duen a terme.

2. Abast i proximitat

Actualment, la plataforma es pot considerar com una xarxa social. Creada amb l’objectiu de poder comunicar-se WhatsApp és considerada una plataforma de comunicació personal i íntima que s’utilitza per parlar amb el cercle social més proper.

Els missatges que s’envien mitjançant aquesta plataforma solen ser atesos amb més rapidesa i amb més interès per part dels destinataris. Si comptem amb les noves actualitzacions de WhatsApp com poder afegir imatges com “estat” durant 24 hores, aquesta xarxa social ha expandit les seves funcionalitats permetent tenir fins i tot més opcions de com un es pot comunicar i alhora aconseguir un abast més gran.

3. WhatsApp Web

WhatsApp web és una opció en línia que us permet fer servir el vostre compte de WhatsApp per xatejar des de l’ordinador en comptes de fer servir el telèfon mòbil. És una funció de gran utilitat si l’ordinador és la teva via principal de treball ja que et permet centralitzar la teva comunicació en comptes d’haver de canviar de dispositiu tota l’estona.

4. WhatsApp Business

El 2018, WhatsApp va decidir llançar WhatsApp Business com una opció enfocada i encaminada a ajudar les persones que utilitzaven la plataforma per fer negocis. Aquesta implementació orientada cap a les Pimes principalment, facilita la interacció amb els clients en proporcionar eines per automatitzar, classificar i respondre ràpidament als missatges amb el mateix Look and feel

5. WhatsApp Business API (Application program interface)

WhatsApp Business API és una interfície de programa d’aplicació que permet a les empreses rebre i respondre missatges il·limitats de WhatsApp sense problemes i integrar un altre tipus de funcionalitats.

L’API de WhatsApp es va llançar per ajudar les mitjanes i grans empreses que volien fer servir WhatsApp per comunicar-se amb múltiples clients a gran escala. WhatsApp Business API permet a les empreses automatitzar les comunicacions amb respostes automàtiques, xatbots de WhatsApp i missatges interactius.

En resum, WhatsApp Business API ajuda les empreses a crear un flux de comunicació personalitzat que funcioni millor per als seus clients. Això sí, cal un CRM independent per realitzar la integració amb la teva associació.

Desavantatges de fer servir WhatsApp a la teva Associació de Familiars i Alumnes (AFAS/AMPAS)

1. Informació caòtica i desordenada

Quan volem gestionar un gran nombre de persones que hi pugui haver en una associació de familiars i alumnes (AFA/AMPA), el més propici quan s’utilitza WhatsApp és crear un grup per poder enviar comunicats i informació rellevant a tothom.

Tot i així, gestionar els grups de WhatsApp sol esdevenir una tasca difícil i tediosa. L’enviament d’informació rellevant com a documents o la gestió de reunions es pot perdre dins del xat i passar desapercebuda per molts socis i sòcies de l’associació del AFA/AMPA.

Això és degut a la naturalesa dels mateixos grups, on tothom pot parlar i se sol crear una gran càrrega de missatges, cosa que provoca un desordre i un caos generalitzat si no s’estableixen unes regles predeterminades.

2. Manca d’estructura

Un altre desavantatge important de fer servir WhatsApp per a la comunicació com a eina de treball és que de vegades pot crear més confusió i caos. Per si mateixa, WhatsApp no ​​està dissenyada per oferir una estructura lògica per manejar els comunicats i xats encara tenint un sistema d’etiquetatge bàsic. Gestionar múltiples xats grupals sense una correcta administració d’usuaris fan que administrar la comunicació comercial o organitzacional a través de WhatsApp sigui un malson.

A llarg termini a més condueix a una comunicació al lloc de treball poc clara, incongruent i desconnectada. Al final, WhatsApp aconsegueix fer malbé més la productivitat en comptes d’ajudar-la.

3. Manca de productivitat

Avui dia, la concentració a la feina es veu pertorbada de manera inconscient per diferents processos de distracció constants a les nostres vides. Les xarxes socials tenen el major impacte en la nostra concentració a l’hora de realitzar tasques a la feina o a la nostra vida quotidiana a causa de l’ús de notificacions contínues als nostres dispositius mòbils i a l’ímpetu impuls que tenim d’estar actius i informats a nivell social.

L’ús continu de les xarxes socials com WhatsApp sol ser associat com a lleure, un moment d’evasió i de desconnexió, cosa que dificulta la nostra atenció i la nostra productivitat durant el treball. Un estudi realitzat per Pew Research Center va destacar que un 77% de treballadors admetien que utilitzaven les xarxes socials durant la feina. 

4. Funcions no específiques a l’organització

El salt a la digitalització no ha fet més que augmentar-se durant aquests dos darrers anys i moltes associacions, organitzacions i empreses que han decidit fer el pas s’han vist una mica desorientades a l’hora de dur-ho a terme i amb raó.

Depenent del tipus d’associació,  d’organització o d’empresa  hi ha diferents necessitats que cal atendre. Per solucionar aquestes necessitats, la majoria de vegades es necessiten funcionalitats específiques i tant WhatsApp com el seu predecessor, WhatsApp business, no tenen funcionalitats específiques per dur a terme una correcta gestió de les AFAs/AMPAs.

Les funcions de WhatsApp Business són força genèriques i limitants. Són funcions pensades per ajudar i facilitar certes accions a les persones que ja feien servir la plataforma social com una plataforma de negocis.

WhatsApp business no està pensat ni dissenyat per oferir solucions a diferents tipus d’associacions i organitzacions sense ànim de lucre com a les AFA/AMPA, sinó més aviat per a empreses que solen oferir algun tipus de producte i/o servei.

5. Necessitat d’altres eines

Com hem vist al punt anterior, les funcionalitats que disposa WhatsApp són poques i a més limitants. Això vol dir que s’hauran de combinar amb altres tipus d’eines per dur a terme una gestió correcta de la mateixa AFA/AMPA.

Per molt que es disposi de WhatsApp Web, haver de fer comunicats des del correu electrònic, adjuntar documents pel grup de l’AFA/AMPA de WhatsApp, tenir la base de dades dels socis a un Excel amb la informació de cada persona, planificar activitats o gestionar la tresoreria de l’organització a mà o amb una altre eina pot acabar sent un contratemps enorme.

La gestió dels processos acaba sent molesta, desagradable i caòtica, ja que no disposa d’una eina que et permeti centralitzar-los. La millor opció és disposar d’alguna eina creada específicament per gestionar correctament la teva AFA/AMPA.

Per què es fan servir grups de WhatsApp a l’escola?

Al llarg dels darrers anys, els grups de WhatsApp dels familiars d’una mateixa classe s’han popularitzat. Això és degut al que hem esmentat anteriorment i es resumeix a que principalment tothom disposa de WhatsApp. Crear un grup suposa una posada en marxa senzilla, ràpida i immediata.

També és una bona iniciativa que serveix com a fil conductor entre els familiars i els professors per gestionar i fomentar la relació amb l’escola i els estudiants. Com és un canal de comunicació més proper i immediat, és útil per compartir informació d’interès o solucionar de manera ràpida dubtes o problemes.

Encara que també existeix tendència a la cabuda de possibles discussions, indignacions i crítiques irreflexives el que provoca que moltes vegades es perdi l’horitzó i la finalitat dels grups de WhatsApp.

Com es pot millorar la gestió de la teva associació de familiars i alumnes amb Berrly?

Berrly és un SaaS (software as a service) especialitzat en la digitalització de la gestió d’organitzacions sense ànim de lucre del tercer sector com les Associacions de Familiars i alumnes (AFAs). Berrly enforteix i incrementa el teixit associatiu de la teva AFA en centralitzar els processos en un sol sistema perquè puguis gestionar de la manera més eficient, més fàcil i intuïtivament la comunicació amb els docents, l’enviament de comunicats, les enquestes i les votacions.

A Berrly posem a la vostra disposició eines dissenyades específicament per a les asociaciones de familiars i alumnes (AFA/AMPA) que ajuden a l’automatització de processos i us ajuden en el vostre dia a dia:

🎯 Unificar i centralitzar la base de dades de l’associació de familiars i alumnes (AFAs/AMPAs)

• Una única base de dades per a la teva associació de familiars i alumnes perquè no hagis de fer servir més fulls d’Excel desordenats. Crea grups familiars, segmenta les persones en grups i classes amb un sistema d’etiquetatge intel·ligent.

🗣️ Facilita la comunicació entre les famílies i amb el personal docent des de una única plataforma

• Programa comunicacions automàtiques, missatges personalitzats a les famílies i personal docent gràcies al sistema d’etiquetatge. Realitza un seguiment de la recepció dels comunicats.

📅 Planifica activitats i reunions, envia convocatòries, exporta el calendari i controla l’assistència

• Disposa d’un calendari per programar activitats, reunions i convocatòries de manera que les pugueu enviar per correu electrònic i notificacions a través del mòbil. Podeu exportar el calendari i compartir-lo a Google Calendar a més de controlar l’assistència en temps real.

💸 Agilitza les tasques de tresoreria de la teva associació de familiars i alumnes (AFA/AMPA) i el cobrament de quotes o pagaments eventuals

• Gestiona els cobraments de quotes recurrents i altres deutes de les persones de la teva AFA/AMPA, a més d’oferir múltiples sistemes de pagament com: Domiciliació (SEPA), targeta de crèdit, transferència i efectiu.

📣 Interactua amb els familiars mitjançant una zona privada on gestionar dades, pagaments i assistències

• Una zona privada perquè els socis puguin actualitzar l es vostres dades personals sincronitzades al moment amb la vostra base de dades centralitzada. Podeu consultar les comunicacions de l’associació, confirmar l’assistència a esdeveniments, intercanviar comentaris i administrar les vostres quotes i pagar els vostres deutes.

📄 Organitza enquestes i votacions de manera online en pocs clics i recull dades de forma eficient

• Amb el sistema d’enquestes i votacions digitals de Berrly podreu guanyar temps i gestionar la vostra organització de manera eficient. Molt sovint a les associacions de familiars d’alumnes s’han de prendre decisions que afecten a molta gent. Amb Berrly, podràs prendre les decisions que més s’adeqüin a tothom.