Organitzes esdeveniments esportius? 12 consells per al teu club esportiu o organització!
Ja siguis un club esportiu o una entitat no governamental, cada cop són més les organitzacions que s’animen a la creació i organització d’esdeveniments esportius a causa dels grans beneficis que comporta. Els esdeveniments esportius són una forma ideal per donar a conèixer el teu club esportiu o organització i serveixen com a punt de trobada pels teus socis i aficionats. Però organitzar esdeveniments no és una tasca fàcil. Els esdeveniments són complexos ja que requereixen temps, recursos i una planificació anticipada si volem que tot vagi sobre rodes.
Abans de llançar-nos amb els 12 consells que us hem preparat avui, volem fer èmfasi en la importància de la creació d’esdeveniments. Sigui quina sigui la teva entitat, els esdeveniments són la forma perfecta per catapultar el desenvolupament de la teva organització i enfortir el vincle que hi ha amb els teus socis i aficionats.
Taula de continguts dels consells per a esdeveniments esportius:
- Planifica amb antelació.
- Determina la finalitat de l’esdeveniment i els objectius que vols assolir.
- Determinar el pressupost del teu esdeveniment al més aviat possible.
- Patrocinadors del esdeveniments esportius.
- Estableix el teu equip.
- Programari de gestió de clubs esportius i esdeveniments.
- Organització del esdeveniment esportiu.
- Socialitza i involucra’t amb els assistents del teu esdeveniment!.
- Fes servir les xarxes socials de manera productiva.
- Agraïment a les persones implicades.
- Feedback.
- Xarxes socials! Espera, una altra vegada?
- Per què digitalitzar la teva organització esportiva?
Per què són importants els esdeveniments esportius per al teu club esportiu o organització?
Els esdeveniments en general són importants per a tota mena d’organitzacions. Permeten crear experiències més pròximes, úniques i memorables i donen la possibilitat al teu públic objectiu de formar part d’elles. Són una alternativa excel·lent als mitjans tradicionals de comunicació que existeixen per a promocionar-se. També són una forma efectiva de conèixer i interactuar amb noves persones, formar connexions i desenvolupar relacions professionals que et permetran destacar sobre la resta.
Els esdeveniments són una oportunitat d’or per a les organitzacions i clubs esportius per diverses raons:
- Enforteixen la relació: Els socis i sòcies són la columna vertebral de la teva organització. En actuar com a punt de trobada, permeten incentivar la seva participació i involucració amb el teu club esportiu.
- Obren les portes a nous socis: Són una idea perfecta per prospectar i que noves persones coneguin i decideixin sumar-se a la teva organització.
- Recapten diners: Depenent de la missió i els objectius de cada organització, són una bona oportunitat i iniciativa per recaptar fons i trobar nous patrocinadors.
- Busquen sponsors: Relacionat amb el punt anterior, també són l’excusa perfecta per a la cerca de nous patrocinadors, vitals per donar suport a la causa de la teva organització.
Quins tipus d’esdeveniments esportius hi ha?
Els esdeveniments esportius solen ser organitzats per clubs esportius, organitzacions i ajuntaments. Són aquells esdeveniments on les persones poden assistir i/o participar en activitats esportives ja sigui a nivell recreatiu o competitiu. Poden tenir objectius empresarials, per exemple presentar un nou producte, causes benèfiques, crear consciència de la importància de l’esport a les nostres vides, fomentar un hàbit o fins i tot motius personals de les organitzacions per fomentar-ne el desenvolupament i el creixement.
- Esdeveniments esportius: Des de tornejos, competicions ja siguin individuals o per equips.
- Esdeveniments culturals: Una visió més cultural i menys competitiva. Solen ser activitats més recreatives.
- Esdeveniments de E-sports: Els esports són les competicions de videojocs estructurades amb lligues, equips, patrocinadors i espectadors.
Timeline a tenir en compte per a la creació d’esdeveniments
En general, a menys que tinguis una màquina del temps tots els esdeveniments seguiran el mateix camí. Podem dividir aquesta línia temporal en tres seccions: abans, durant i després.
Consells abans dels teus esdeveniments esportius
1. Planifica amb antelació
Una regla d’or que tenen les persones expertes en la creació, planificació i gestió d’esdeveniments és començar com més aviat millor. Sense importar la mida de la teva organització!
Depenent del nombre de participants, els esdeveniments es classifiquen de la següent manera:
- Els esdeveniments petit comitè (10-49 assistents).
- Esdeveniments petits (entre 50 i 249 assistents).
- Esdeveniments mitjans (entre 250 i 499 assistents).
- Grans esdeveniments (entre 500 i 2000 assistents).
- Mega esdeveniments (més de 2.000 assistents).
A Berrly us recomanem que per als esdeveniments de petit comitè i petits, la planificació es faci almenys amb un o dos mesos d’antelació. En canvi, per als esdeveniments de tipus mitjà i més grans que la planificació es faci amb una antelació mínima de quatre mesos i sent ideal de sis mesos. Tingues en compte que en qualsevol esdeveniment, hi ha diversos aspectes a gestionar. Els hem recopilat en el punt 3.
2. Determina la finalitat de l’esdeveniment i els objectius que vols assolir
Abans de llançar-te directament a la creació del teu esdeveniment esportiu, és vital saber el propòsit de per què el fem. Això ajudarà a determinar els objectius a aconseguir. És important que els objectius que ens proposem es puguin mesurar i quantificar i estiguin relacionats i enfocats al que volem aconseguir. Es coneixen com els objectius SMART.
Què són els objectius SMART?
Un objectiu SMART és aquell que és:
- SPECIFIC (específic).
- MEASURABLE (mesurable).
- ATTAINABLE (assequible).
- RELEVANT (rellavant i realista).
- TIME-BOUND (limitat en el temps).
Els objectius SMART t’ajuden a tenir una visió a llarg termini. Serveixen per a organitzar i aconseguir les metes que ens proposem dins del nostre projecte. Són utilitzats habitualment dins de les estratègies de Màrqueting.
2.1 Defineix el públic objectiu que assistirà els teu esdeveniments esportius
Dins d’aquest apartat hem de definir i entendre a la perfecció qui assistirà al nostre esdeveniment, és a dir, el nostre públic objectiu. El públic objectiu d’un club esportiu poden ser els seus socis, la seva base d’aficionats, voluntaris, patrocinadors o fins i tot possibles donants per al finançament de projectes del club esportiu.
3. Determinar el pressupost del teu esdeveniment al més aviat possible
Un dels aspectes crucials en la planificació d’un esdeveniment és determinar el pressupost necessari per a cadascuna de les activitats que es planegen fer. Un pressupost estructurat ens permet tenir una visió general i específica del que costa cada apartat. Això ens proporciona una visió general per si hem de prioritzar una activitat, retallar despeses o també com a fulla de despeses per als futurs patrocinadors de l’esdeveniment.
Alguns aspectes que hauries d’incloure dins del pressupost són:
- Localització o lloc de l’esdeveniment: Si el nostre esdeveniment és fora de les instal·lacions esportives del club, haurem de tenir en compte el cost del lloguer així com l’assegurança del local.
- Càtering: Si planegem que durant el nostre esdeveniment hi hagi un càtering per als nostres assistents, caldrà tenir en compte els costos associats amb el menjar i beguda.
- El cost dels empleats: Tant els empleats de la mateixa organització com els serveis que contractis per a l’esdeveniment.
- Programari: Software de gestió del teus esdeveniments esportius que utilitzaràs com Berrly.
- Entreteniment: Persones que assistiran a fer una conferència o una xerrada.
- Material de lloguer: Inclouen els materials que es llogaran per a dur a terme l’esdeveniment, com equips d’enregistrament, de so i il·luminació.
- Pla de contingència: Una part del pressupost ha de ser destinada a tenir un pla de contingència per si sorgeixen sorpreses al llarg del camí.
4. Patrocinadors del esdeveniment esportiu
La planificació i gestió d’un esdeveniment sol ser costós, la qual cosa ens porta al nostre següent punt, la captació de patrocinadors per a ajudar amb els costos. Moltes organitzacions com a clubs esportius depenen de patrocinadors per a dur a terme els seus esdeveniments esportius per a poder créixer i desenvolupar-se. D’altra banda, les empreses que busquen patrocinar aquests esdeveniments, volen guanyar visibilitat i que les persones que assisteixen, connectin amb les seves marques. Es tracta d’una situació de quid pro quo.
Una bona manera de trobar patrocinadors és començar per empreses relacionades amb la teva indústria. Segur que el teu club esportiu, a més d’aportar valor a la societat i a diferents comunitats, també ho fa dins de la seva indústria el que es tradueix en una finestra d’oportunitats perquè els teus patrocinadors es donin a conèixer. És una de les principals raons per les quals moltes empreses estaran interessades a participar i patrocinar els teus esdeveniments esportius!
Encara així, sempre és més fàcil buscar a empreses patrocinadores que:
- Han promocionat un esdeveniment i entenen el potencial i el valor de tornar-lo a fer.
- Ofereixen un producte/servei complementari o va a l’una amb els valors i accions del teu club esportiu.
- Tenen un públic objectiu semblant al vostre.
5. Estableix el teu equip
Les organitzacions i clubs esportius estan compostes per persones voluntàries que dediquen el seu esforç i temps lliure a ajudar a aquestes entitats. Si volem planejar esdeveniments esportius que siguin un èxit, necessitem a un equip motivat i capacitat per a dur-lo a terme.
Es pot començar per la creació d’un comitè organitzador format pel personal del club, els seus voluntaris i fins i tot els socis que vulguin participar. Seran els encarregats de dur a terme totes les activitats necessàries per a la consecució de l’esdeveniment. Depenent de la mida de l’esdeveniment, potser és rellevant crear subcomitès per precisar fins i tot més les tasques que ha de fer cadascú.
Una eina molt útil per a la planificació dels esdeveniments esportius que es pot utilitzar és el diagrama de Gantt. És una eina per planificar projectes. Et proporciona una visió general de les tasques que es programaran i quins són els responsables què les han de complir i en quines dates.
Perquè et facis una idea, en un diagrama de Gantt es mostra:
- Les dates d’inici i de finalització de l’esdeveniment.
- Quines tasques hi ha abans, durant i després de l’esdeveniment.
- Qui és lencarregat de cada tasca.
- Data de programació d’inici i finalització de cada tasca.
- Si hi ha relació entre tasques o com se superposen.
📢 Recorda!
Necessitaràs voluntaris que vulguin participar i ajudar durant el dia de l’esdeveniment. Una manera de reclutar voluntaris és parlar amb els teus socis i sòcies o fins i tot contactar amb altres organitzacions.
6. Programari de gestió de clubs esportius i esdeveniments esportius
Quan hem completat tots aquests passos i tenim planificat el nostre esdeveniment esportiu al mil·límetre perquè sigui un èxit és hora de saltar al següent punt que és:
Com portarem la gestió de l’esdeveniment esportiu?
Amb la digitalització del tercer sector, és imprescindible tenir un CRM per a clubs esportius com Berrly. Un programari de gestió per a clubs esportius és una eina que ajuda amb la gestió de socis i en les tasques del dia a dia del club esportiu. Aquests sistemes tenen funcionalitats més dedicades a la comunicació amb els socis, i compten amb mòduls dissenyats per gestionar el cobrament de les quotes en línia i la gestió d’esdeveniments.
Moltes organitzacions per manca de coneixement segueixen utilitzant mètodes antiquats per gestionar esdeveniments. Sol ser habitual veure entrades impreses en paper, que la gestió dels assistents es faci per l’Excel i el correu electrònic i fins i tot de vegades amb paper i bolígraf!
Berrly incorpora un procés de registre a esdeveniments senzill i intuïtiu que us permetrà augmentar la ràtio d’assistència. Podreu crear el vostre esdeveniment, verificar l’assistència de manera ràpida i gestionar l’aforament de manera senzilla. Si disposeu d’un recinte esportiu, podreu crear un mapa digital del vostre recinte esportiu amb les localitats numerades per assignar seients i gestionar passis de temporada, així com la transmissió i cessió de seients en els partits.
Consells durant els esdeveniments esportius
7. Organització del esdeveniment esportiu
Arriba el dia del teu esdeveniment esportiu! Amb tot planejat i organitzat, és hora de posar fil a l’agulla! El primer dia pot ser una mica estressant per a l’equip ja que volem que surti tot impecable. Per minimitzar el caos, l’estrès i els possibles problemes que puguin aparèixer, cada integrant de l’equip ha de saber a la perfecció on s’ha de situar i de quina activitat s’ha d’ocupar gràcies al diagrama de Gantt.
Per exemple, voldreu tenir diverses persones encarregades de gestionar l’entrada dels participants conegut en anglès com el check in per evitar llargues cues d’espera. Parlant de check in!
Realitzar el check in dels participants al teu esdeveniment amb Berrly és super fàcil. Proporcionem una app perquè el teu equip pugui escanejar les entrades amb codi QR dels teus participants. Amb això evites possibles confusions, com ara duplicats o entrades no vàlides. A més, en tenir un CRM de clubs esportius com Berrly, us permetrà registrar totes les dades de l’esdeveniment com qui va assistir i qui no, informació rellevant per crear futures campanyes de re-engagement.
8. Socialitza i involucra’t amb els assistents del teu esdeveniment!
La gestió de l’esdeveniment pot ser estressant i alhora esgotadora, però és el millor moment per poder connectar amb les persones que hi assisteixen. Has treballat intensament perquè aquest esdeveniment vegi la llum del dia. Des de conèixer i entaular llaços amb els socis que recolzen el teu projecte fins a fer networking amb patrocinadores existents o nous és una oportunitat que no pots desaprofitar.
Gaudeix i connecta amb les persones que assisteixen al teu esdeveniment esportiu!
9. Fes servir les xarxes socials de manera productiva
Les xarxes socials és un punt que no podia faltar ja que formen part del nostre dia a dia i amb raó. Ens agrada compartir les activitats en les quals participem i informar-nos del que passa al nostre voltant. La digitalització no ha fet més que potenciar aquest fenomen.
Durant el desenvolupament del nostre esdeveniment, les xarxes socials ens poden ser de gran ajuda per a saber el que està succeint i saber l’opinió dels participants. Els assistents, en compartir l’esdeveniment en el seu cercle social, permet donar-nos a conèixer encara més i crear una sensació de FOMO, sigles que en anglès signifiquen Fear of missing out a totes aquestes persones que no van poder assistir.
Quines accions pots realitzar en les teves xarxes socials?
- Actualitzar les teves biografies amb la informació del teu esdeveniment.
- Crear una etiqueta única per a totes les teves xarxes socials.
- Crear publicacions conjuntes amb els assistents del teu esdeveniment.
- Directes en les xarxes socials per a crear engagement.
Què pots fer en l’esdeveniment per a crear contingut?
- Material audiovisual com a fotografies i vídeos.
- Entrevistes.
- Activitats.
- Tallers.
Consells després dels esdeveniments esportius
Enhorabona! la tempesta d’estrès i esgotament ha passat! Ara només falta abordar l’última fase de l’esdeveniment esportiu.
10. Agraïment a les persones implicades
Un petit gest que marca la diferència. Agrair de manera personal a totes les persones que han fet possible l’esdeveniment com als voluntaris, patrocinadors i les persones que hi han assistit farà que les persones s’acordin de tu. Una manera d’agrair la vostra participació i assistència és enviant un correu electrònic personal a cada participant.
Un programari de gestió de socis com Berrly permet a les organitzacions recopilar informació rellevant al final de cada esdeveniment que es fa. Per exemple, es pot saber de manera senzilla quines persones van assistir i qui no. Així podràs contactar amb les persones que no van poder venir i animar-los a assistir al proper esdeveniment o fer campanyes personalitzades de win-back. Un win-back email es un correu electrònic de recuperació de socis. Es enviat per tornar a implicar els socis inactius de l’organització.
11. Feedback
Després de tot l’esforç que has fet per crear, planificar i gestionar l’esdeveniment és important què sàpigues com s’ha desenvolupat i què pensen els teus assistents. Una manera de saber-ho és mitjançant el feedback (retroalimentació) intern i extern dels stakeholders (interessats) de la teva organització.
El feedback intern implica a totes les persones que han participat en la creació de l’esdeveniment com a personal de l’equip. En canvi, el feedback extern implica la resta de persones que no van participar en la seva creació, però que sí que van estar presents com a assistents.
Com pots obtenir feedback?
- A partir d’enquestes de satisfacció a la web del club esportiu o l’organització.
- Enviament d’enquestes a l’equip i assistents de manera automàtica gràcies a un programari de gestió.
📢 Recorda!
El públic objectiu del feedback intern i extern es diferent. Per tant, les enquestes de satisfació hauran de tenir una orientació diferent.
12. Xarxes socials! Espera, una altra vegada?
Sí, exacte, encara que sembli que reciclem contingut, tornem a insistir en el mateix una vegada més. És crucial ser present durant i sobretot després de l’esdeveniment en tots els mitjans possibles. Els esdeveniments ens permeten obtenir una gran quantitat de material audiovisual que podrà ser utilitzat més endavant per a crear contingut i publicar-ho en les teves xarxes socials.
Quin tipus de contingut pots publicar?
- Fotografies i muntatges dels vídeos realitzats.
- Opinió de les entrevistes dels participants.
- Infografies del propi esdeveniment amb les estadístiques recopilades per un programari de gestió de clubs esportius.
- Preguntes per a interactuar amb la teva audiència.
- Concursos.
Planificar esdeveniments esportius suposa un repte per a qualsevol tipus d’organitzacions inclús si ets un club esportiu. Esperem que els 12 consells que hem descrit en aquest blog us ajudin a consolidar les bases perquè el vostre pròxim esdeveniment sigui un èxit.
13. Per què digitalitzar la teva organització esportiva?
A Berrly sabem que per a moltes organitzacions la digitalització suposa un repte aclaparador i un salt cap al desconegut. És per això que acompanyem de la mà cadascuna de les nostres organitzacions en tot el procés perquè així la transició sigui el més natural i fluida possible.
La digitalització d’organitzacions permet que aquestes puguin mantenir-se competitives a llarg termini i tenir una orientació cap als seus socis i sòcies, pilar fonamental per al seu correcte desenvolupament econòmic. Des de Berrly creiem que mai és tard per fer el pas a la digitalització de la teva organització i liderar la transformació digital al teu sector. Podeu provar gratuïtament el nostre programari durant 14 dies, contactar amb nosaltres o si ho preferiu agendar una reunió.
