Què és un organigrama d’un club esportiu?

Un organigrama d’un club esportiu és un diagrama o una representació gràfica que ajuda a visualitzar l’estructura interna del club detallant les seves funcions i les seves diferents àrees, el nom dels responsables de cada departament i les relacions o connexions entre els integrants del club esportiu. És una forma senzilla de visualitzar la seva burocràcia.

Què hauria de mostrar l’organigrama del teu club esportiu?

Un organigrama ha de mostrar l’estructura i l’organització jeràrquica del club esportiu d’un empleat en concret en relació a altres integrants de l’organització. Per exemple, un subdirector sempre estarà per sota del director, la qual cosa indica que el primer depèn del segon.

Per què és important un organigrama per al teu club esportiu?

Els organigrames ajuden a la visualització de l’estructura del club esportiu i mostra els diferents departaments, llocs i responsabilitats de cada empleat a més de descriure la relació que hi ha entre ells i amb la resta de l’equip directiu. És una forma fàcil i ràpida que existeix per a visualitzar l’estructura dels clubs esportius.

Quin és l’organigrama d’un club esportiu?

L’Assemblea General

L’Assemblea General permet al club prendre les decisions principals de manera democràtica. Tret que es digui el contrari en els estatuts del club esportiu, tots els integrants de l’associació esportiva estan convocats a l’Assemblea General.

La periodicitat i les condicions de les convocatòries s’especifiquen en els estatuts però com a mínim, s’haurà de realitzar una sessió ordinària una vegada a l’any.

Encara que aquí cal fer una distinció útil. En cas de ser una Societat Esportiva Anònima (SAD) els accionistes i inversors seran els propietaris del club esportiu mentre que en els clubs tradicionals seran els socis els propietaris on existeix la figura del compromissari.

Quina és la figura del compromissari?

Són aquells socis que tenen dret i vot en les Assemblees Generals ordinàries i extraordinàries del club esportiu. És a dir, són els encarregats de les decisions més importants, com les normatives, quotes, pressupost i inversions del club.

El President o Presidenta

El president o presidenta és la persona que té més poder i assumeix les responsabilitats més importants. És l’encarregat de representar el club a nivell legal i de presidir els òrgans de govern com la seva representació i administració.

La Junta Directiva

La Junta Directiva és l’òrgan encarregat de gestionar i administrar el club esportiu en el seu dia a dia. Està compost de manera obligatòria i com a mínim del vicepresident, d’un tresorer i un secretari. En cas que fos necessari, sempre és possible ampliar el personal i dotar de més vocals a la Junta Directiva.

Els càrrecs de la Junta Directiva són:

Vicepresident: Substitueix al president en cas que estigui absent, vacant o malalt.

Secretari: El secretari té una funció administrativa. Gestiona la comunicació i manté actualitzats els registres i arxius, la qual cosa permet al club esportiu demostrar si és necessari que actua dins del marc legal. L’impacte de les funcions del secretari són també de naturalesa legal.

Tresorer: El tresorer gestiona tota la part comptable del club esportiu. Porta el llibre diari de comptes i elabora el balanç anual que es presentarà a l’Assemblea General. S’encarrega de les relacions bancàries, el cobrament de rebuts i el pagament de factures. Executa les decisions financeres preses per l’Assemblea General o la Junta directiva.

Vocals: Són aquelles persones que no tenen cap responsabilitat assignada però que tenen veu i vot a l’hora de prendre decisions. Actuen com a assessors o consultors en les reunions de la Junta Directiva.

A més, podem trobar altres tipus de càrrecs que existeixen en els clubs esportius

No formen part de la junta directiva de l’organització, però són útils i a tenir en compte per a la gestió i el correcte funcionament del mateix club.

Coordinador del club esportiu: S’encarrega de supervisar totes les activitats que es desenvolupen dins del club.

Gerent del club esportiu: Manté informat al coordinador i assisteix en les activitats esportives. Assisteix a les reunions del consell per a discutir els problemes actuals dins del club esportiu i dissenya l’estratègia adequada per a resoldre aquests problemes.

Entrenador del club esportiu: Un entrenador en la jerarquia d’un club esportiu és una persona que instrueix als jugadors perquè practiquin l’esport respectiu de manera adequada. És clar, un club esportiu sol estar compost per diversos entrenadors d’equips per categoria.

Els integrants d’un club esportiu

Un club esportiu està compost per una gran varietat de stakeholders. Els stakeholders són els grups d’interès que tenen una relació directa o indirecta amb el club esportiu. Moltes vegades les organitzacions desconeixen els grups d’interès que les envolten. Un mapa de stakeholders pot ajudar a visualitzar totes les parts interessades i tenir una visió global de l’organització. A partir d’un mapa de stakeholders, obtens una representació visual de les persones que influeixen en la teva organització i quina és la seva relació entre elles. Es tracta d’un organigrama intern i extern del club esportiu.

Una vegada identificats tots els grups d’interès, el club esportiu podrà implementar estratègies a l’hora d’actuar amb cadascun d’ells. Per exemple, els socis són una part interessada del club encara que no tots tindran les mateixes necessitats. És lògic pensar que cadascun d’ells tindran diferents necessitats encara que s’englobin en el mateix grup d’interès.

Les decisions del club esportiu afectaran en major o menor mesura a aquests grups d’interès. Es poden diferenciar entre els stakeholders interns i stakeholders externs. Els stakeholders interns són aquelles persones que tenen una relació directa amb el club esportiu, és a dir, tenen un vincle econòmic directe amb l’entitat.

Els stakeholders externs són aquelles persones que no treballen directament amb el club esportiu, però que es veuen afectades per la seva presa de decisions i els seus resultats.

Tipus d’organigrama d’un club esportiu

D’organigrames, podem trobar una gran varietat segons la tipologia i/o les necessitats d’una entitat a l’hora de representar la seva estructura organitzacional.

Encara així, la majoria de clubs esportius solen adoptar 3 tipus d’organigrames segons la seva estructura i els recursos humans que posseeixen. Depenent de si el club posseeix més o menys personal, adoptaran un tipus d’organigrama o un altre.

Model presidencialista: Aquest model es caracteritza per tenir un president carismàtic amb una forta capacitat de lideratge a l’hora de guiar el club, prendre decisions, i influenciar en les persones. Això ajuda a potenciar en gran manera la personalitat del club esportiu però en cas que aquesta figura estigués absent la presa de decisions s’alenteix enormement ja que és el principal encarregat.

Model basat en funcions: Es tracta d’una variació del model presidencialista. El president continua sent la figura més important però es nomenen diversos directius perquè prenguin el control dels diferents departaments el que es coneix com una especialització per funcions. Amb això aconseguim separar aspectes com la gestió econòmica la qual s’encarregarà un director de finances, i la gestió esportiva del club.

Model per àrees funcionals: En aquest cas el president continua sent la figura més important però juga un paper més representatiu. Per a cada departament, es designa a un directiu encarregat de supervisar el seu bon funcionament i desenvolupament.

Consells  a tenir en compte per a l’organigrama del teu club esportiu

La missió de l’organització:

Es tracta de la raó principal per la qual existeix el club esportiu. Per exemple, una organització que proveeix un servei s’estructura de manera diferent a una organització que ven un producte. El mateix succeeix per exemple amb les organitzacions sense ànim de lucre que poden tenir missions d’acció social.

Les prioritats de l’organització:

Com qualsevol organització, administrar un club esportiu significa saber prioritzar i dur a terme les tasques del dia a dia encara que no es compti amb tot el personal capacitat. La direcció del club esportiu ha de saber prioritzar les tasques més importants i assignar un responsable. D’aquí al fet que l’estructura de l’organigrama vagi concorde a les decisions que prenguin els creadors del club esportiu.

Els objectius i metes que es volen aconseguir:

La meta i els objectius representen el que el club esportiu vol aconseguir o aconseguir en el futur a mitjà i llarg termini. Amb el pas del temps, a mesura que es vagin complint els objectius, aquests aniran canviant també a causa de l’entorn en el qual viu l’organització. A mesura que canviïn les metes i els objectius, també ho farà l’estructura de l’organització.

Personal disponible:

En general, els recursos humans d’una organització determinaran el compliment dels seus objectius i l’èxit d’aquesta. Per als clubs esportius, és fins i tot encara més important. Trobar a persones predisposades a donar-ho tot pel teu club esportiu no sol ser fàcil, sobretot quan es necessiten voluntaris per a unes certes tasques i activitats. El personal juga un paper molt important a l’hora de determinar les prioritats del club, els seus objectius i finançament així com el diagrama que s’adoptarà.

Recursos financers disponibles:

Els clubs esportius no poden solucionar els problemes que tenen recolzant-se únicament a reclutar a més personal. Existeix un límit de persones el qual podrà ser contractat i ve determinat pel pressupost que té cada club esportiu. Encara que, comptis amb molts voluntaris, Sempre existiran uns costos fixos!

Per això, una bona manera de retallar costos en un club esportiu és mitjançant la utilització d’eines digitals específiques.

Un programari de gestió de clubs esportius com Berrly et permet centralitzar i automatitzar la gestió del dia a dia del teu club esportiu i alhora t’ajuda a connectar amb la teva comunitat, retenir als seus integrants i captar a nous.

Eines per crear l’organigrama d’un club esportiu

A Berrly hem fet una recopilació del que creiem que són les 5 eines més fàcils i útils perquè puguis plasmar el teu organigrama esportiu a l’instant.

1. Miro.
2. Freshteams.
3. Canva.
4. Google Docs.
5. Lucidchart.

Berrly t’ajuda a digitalitzar les tasques de la junta directiva del teu club esportiu

És una eina de gestió per a clubs esportius i té el focus principal en els socis i sòcies de les organitzacions, posant les persones al centre. Facilita i digitalitza les tasques dels membres de la junta directiva per fer més suportable el dia a dia i no perdre el temps amb tasques repetitives. Ajuda, en general, amb la gestió de la comunitat dels clubs esportius i ajuda amb el cobrament de quotes en línia, l’organització d’esdeveniments i l’organització d’activitats.

Berrly et permet centrar-te en allò més important: retenir i captar nous socis gràcies a les seves eines dissenyades de manera específica per mantenir una comunicació proactiva i bidireccional amb ells. Et deixem per aquí les funcionalitats de Berrly:

1. Gestor de base dades de socis. 
2. Formulari d’inscripció en línia i zona privada per a socis.
3. Eina email màrqueting per a organitzacions sense ànim de lucre.
4. Carnet virtual amb codi QR per a socis.
5. Eina cobrament quotes de socis del club esportiu.
6. Plataforma votacions en línia.
7. Plataforma venda d’entrades (Berrly Events).
8. Anàlisi de dades dels clubs esportius.
9. Mòdul de Màrqueting i control de les xarxes socials del club esportiu.
10. App per a clubs esportius i els seus socis.

Pots provar Berrly sense cap compromís durant 15 dies o si el prefereixes contactar o fer una reunió amb nosaltres. Gràcies una vegada més per ser aquí i ens veiem en el pròxim blog!