¿Qué son las AFAS/AMPAS?

Las Asociaciones de Familiares de Alumnos conocidas por sus siglas, “AFAs”, son entidades sin ánimo de lucro que tienen como objetivo representar los intereses de las madres, padres o tutores legales en los centros educativos de sus hijos e hijas. 

Conocidas antiguamente por sus siglas APA (Asociaciones de Padres y Alumnos) y más tarde por su otra denominación, AMPAS (Asociación de Madres y Padres de Alumnos),  las AFAs han experimentado diferentes cambios en sus siglas por cuestiones formales y nominales a causa de problemas de inclusión. 

Muchas veces, por falta de desconocimiento, de recursos o con la intención de implementar y poner en marcha la nueva asociación de familiares y alumnos de la manera más rápida posible, se opta por utilizar las primeras herramientas que se tiene a mano. Una de ellas son las plataformas de mensajería que usamos en nuestro día a día como WhatsApp u otras aplicaciones como Telegram o Signal. 

Si bien es cierto que te pueden ayudar y solucionar la mayoría de procesos al principio, de cara a medio y largo plazo la gestión de las Asociaciones de Familiares y Alumnos se suele volver más compleja.

Las tareas y acciones que se llevan a cabo se vuelven tediosas debido a la escasez de funcionalidades específicas dentro de estas herramientas para gestionar de manera correcta una Asociación de Familiares y Alumnos.

Por eso, os dejamos las ventajas y desventajas de utilizar WhatsApp en el grupo escolar de la Asociación de familiares y alumnos y qué alternativas existen.

Ventajas de utilizar WhatsApp en tu Asociación de Familiares y Alumnos (AMPA/AFA)

1. Todo el mundo utiliza WhatsApp

A día de hoy, casi todo el mundo utiliza WhatsApp. Con más de 2000 mil millones de personas que utilizan WhatsApp de manera activa y diaria, esta aplicación de mensajería se ha vuelto la predilecta y preferida para contactar con todo el mundo debido a su inmediatez. 

Con la posibilidad de crear grupos, es la vía más rápida para comunicar cualquier asunto. Con WhatsApp, puedes adjuntar  fotos, vídeos, enlaces, compartir archivos y documentos importantes de tu organización para que los socios puedan estar al día de las acciones que se llevan a cabo.  

2. Alcance y cercanía

En la actualidad, la plataforma puede considerarse como una red social. Creada con el objetivo de poder comunicarse WhatsApp es considerada como una plataforma de comunicación personal e íntima que se utiliza para hablar con tu círculo social más cercano. 

Los mensajes que se envían a través de esta plataforma suelen ser atendidos con más rapidez y con más interés por parte de los destinatarios. Si contamos con las nuevas actualizaciones de WhatsApp como poder añadir imágenes como “estado” durante 24 horas, esta red social ha expandido sus funcionalidades permitiendo tener incluso más opciones de cómo uno se puede comunicar y a la vez, lograr un mayor alcance.

3. WhatsApp Web

WhatsApp web es una opción en línea que te permite utilizar tu cuenta de WhatsApp para chatear desde el ordenador en vez de utilizar tu teléfono móvil. Es una función de gran utilidad si el ordenador es tu vía principal de trabajo ya que te permite centralizar tu comunicación en vez de tener que cambiar de dispositivos todo el rato.

4. WhatsApp Business

En 2018, WhatsApp decidió lanzar WhatsApp Business como una opción enfocada y encaminada a ayudar a las personas que utilizaban la plataforma para hacer negocios. Esta implementación orientada hacia las Pymes principalmente, facilita la interacción con los clientes al proporcionar herramientas para automatizar, clasificar y responder rápidamente a los mensajes con el mismo Look and feel.

5. WhatsApp Business API (Application program interface)

WhatsApp Business API es una interfaz de programa de aplicación que permite a las empresas recibir y responder mensajes ilimitados de WhatsApp sin problemas e integrar otro tipo de funcionalidades.

La API de WhatsApp se lanzó para ayudar a las medianas y grandes empresas que querían usar WhatsApp para comunicarse con múltiples clientes a gran escala. WhatsApp Business API permite a las empresas automatizar las comunicaciones con respuestas automáticas, chatbots de WhatsApp y mensajes interactivos.

En resumen, WhatsApp Business API ayuda a las empresas a crear un flujo de comunicación personalizado que funcione mejor para sus clientes. Eso sí, es necesario un CRM independiente para realizar la integración con tu asociación.

Desventajas de usar WhatsApp en tu Asociación de Familiares y Alumnos (AFAS/AMPAS)

1. Información caótica y desordenada

Cuando queremos gestionar un gran número de personas como las de una asociación de familiares y alumnos o AFA, lo más propicio cuando se utiliza WhatsApp es crear un grupo para poder enviar comunicados e información relevante a todo el mundo. 

Aún así, gestionar los grupos de WhatsApp suele convertirse en una tarea difícil y tediosa. El envío de información relevante como documentos o la gestión de reuniones se puede perder dentro del chat y pasar desapercibida por muchos miembros de la asociación. 

Esto se debe a la naturaleza de los mismos grupos, donde todo el mundo puede hablar y se suele crear una gran carga de mensajes, lo que provoca un desorden y un caos generalizado si no se establecen unas reglas predeterminadas.

2. Falta de estructura

Otra desventaja importante de usar WhatsApp para la comunicación como herramienta de trabajo es que a veces puede crear más confusión y caos.

Por sí misma, Whatsapp no está diseñada para ofrecer una estructura lógica para manejar los comunicados y chats aún teniendo un sistema de etiquetado básico. Gestionar múltiples chats grupales sin una correcta administración de usuarios hacen que administrar la comunicación comercial u organizacional a través de WhatsApp sea una pesadilla.

A largo plazo además conduce a una comunicación en el lugar de trabajo poco clara, incongruente y desconectada. Al final, WhatsApp consigue dañar más la productividad en vez de ayudarla.

3. Falta de productividad

Hoy en día, la concentración en el trabajo se ve perturbada de manera inconsciente por diferentes procesos de distracción constantes en nuestras vidas. Las redes sociales tienen el mayor impacto en nuestra concentración a la hora de realizar tareas en el trabajo o en nuestra vida cotidiana  debido al uso de notificaciones continuas en nuestros dispositivos móviles y al ímpetu impulso que tenemos de estar activos e informados a nivel social.

El uso continuó de las redes sociales como WhatsApp, al asociar estas plataformas como forma de ocio, dificulta nuestra atención y nuestra productividad durante el trabajo. Un estudio realizado por Pew Research Center destacó que un 77% de trabajadores admitía que utilizaba las redes sociales durante el trabajo.  

4. Funciones no específicas a la organización

El salto a la digitalización no ha hecho más que acrecentarse durante estos dos últimos años y muchas organizaciones y empresas que han decidido dar el paso se han visto un poco desorientadas a la hora de llevarlo a cabo y con razón. 

Dependiendo del tipo de empresa u organización, existen diversas y diferentes necesidades a las que atender. Para solucionar estas necesidades, la mayoría de veces se necesitan funcionalidades específicas y tanto WhatsApp como su predecesor, WhatsApp business, carecen de funcionalidades específicas para llevar a cabo una correcta gestión de las AFAs. 

Las funciones de WhatsApp Business son bastante genéricas y limitantes. Son funciones pensadas para ayudar y facilitar ciertas acciones a las personas que ya utilizaban la plataforma social como una plataforma de negocios. 

WhatsApp business no está pensado ni diseñado para ofrecer soluciones a diferentes tipos de organizaciones sin ánimo de lucro como a las AFAs, sino más bien para empresas que suelen ofrecer algún tipo de producto y/o servicio. 

5. Necesidad de otras herramientas

Como hemos visto en el punto anterior, las funcionalidades que dispone WhatsApp son pocas y además limitantes. Esto significa que se tendrán que combinar con otros tipos de herramientas para llevar a cabo una correcta gestión de la misma AFA.

Por mucho que se disponga de WhatsApp Web, tener que realizar comunicados desde el email, adjuntar documentos por el grupo del AFA de WhatsApp, tener la base de datos de los socios en Excel con la información de cada persona, planificar actividades o gestionar la tesorería de la organización a mano o con otra herramienta puede acabar siendo un contra tiempo enorme.  

La gestión de los procesos acaba siendo molesta, desagradable y caótica al no disponer de una herramienta que te permita centralizarlos. La mejor opción es disponer de alguna herramienta creada específicamente para gestionar de manera correcta tu AFA.

¿Por qué se usan grupos de WhatsApp en la escuela?

A lo largo de los últimos años los grupos de WhatsApp de los familiares de una misma clase se han popularizado. Esto se debe a lo que hemos mencionado anteriormente y se resume a que principalmente todo el mundo dispone de WhatsApp. Crear un grupo supone una puesta en marcha sencilla, rápida e inmediata.

También es una buena iniciativa que sirve como hilo conductor entre los familiares y los profesores para gestionar y fomentar la relación con la escuela y sus estudiantes.

Al ser un canal de comunicación más cercano e inmediato, es útil para compartir información de interés o solucionar de manera rápida dudas o problemas.

Aunque también existe tendencia a la cabida de posibles discusiones, indignaciones y críticas irreflexivas lo que provoca que muchas veces se pierda el horizonte y la finalidad de los grupos de WhatsApp. 

¿Cómo se puede mejorar la gestión de tu asociación de familiares y alumnos con Berrly?

Berrly es un SaaS (software as a service) especializado en la digitalización de la gestión de organizaciones sin ánimo de lucro del tercer sector como las Asociaciones de Familiares y alumnos (AFAs).

Berrly fortalece e incrementa el tejido asociativo de tu AFA al centralizar los procesos en un solo sistema para que puedas gestionar de la manera más eficiente, fácil e intuitiva la comunicación con los docentes, el envío de comunicados, las encuestas y votaciones. 

En Berrly ponemos a tu disposición herramientas diseñadas específicamente para las organizaciones que ayudan a la automatización de procesos y te ayudan en tu día a día.

🎯 Unifica y centraliza la base de datos de la asociación de familiares y alumnos (AFAs/AMPAs)

• Una única base de datos para tu asociación de familiares y alumnos para que no tengas que utilizar más hojas de Excel desordenadas. Crea grupos familiares, segmenta a las personas en grupos y clases con un sistema de etiquetado inteligente.

🗣️ Facilita la comunicación entre las familias y con el personal docente desde una única plataforma

• Programa comunicaciones automáticas, mensajes personalizados a las familias y el personal docente gracias al sistema de etiquetado. Realiza un seguimiento de la recepción de los comunicados.

📅 Planifica actividades y reuniones, envía convocatorias, exporta el calendario y controla la asistencia

• Dispón de un calendario para programar actividades, reuniones y convocatorias de manera que las puedas enviar por correo electrónico y notificaciones a través del móvil. Podrás exportar el calendario y compartirlo en Google Calendar además de controlar la asistencia en tiempo real.

💸 Agiliza las tareas de tesorería de tu asociación de familiares y alumnos (AFA/AMPA) i el cobro de las cuotas y pagos eventuales

• Gestiona los cobros de cuotas recurrentes y otras deudas de las personas de tu AFA, además de ofrecerle múltiples sistemas de pago como: Domiciliación (SEPA), tarjeta de crédito, transferencia y efectivo.

📣 Interactúa con los familiares mediante una zona privada donde puedes gestionar datos, pagos y asistencias

• Una zona privada para que los socios puedan actualizar sus datos personales sincronizados al momento con tu base de datos centralizada. Podrán consultar las comunicaciones de la asociación, confirmar la asistencia a eventos, intercambiar comentarios y administrar sus cuotas y pagar sus deudas.

📄 Organiza encuestas y votaciones de manera online en pocos clicks y recoge datos de forma eficiente

• Con el sistema de encuestas y votaciones digitales de Berrly podrás ganar tiempo y gestionar de manera eficiente. Las decisiones tomadas por las asociaciones de familiares suelen afectar a un gran número de personas, con este sistema, podrás tomar la decisiones que más se adecuen a todo el mundo.