La gestión de socios es una actividad esencial para los clubes deportivos y las entidades que forman parte del llamado tercer sector. Entre otras, las ONGs y las asociaciones. Los socios constituyen la sangre, los pulmones y el corazón de estas organizaciones. Sin ellos, de hecho, están condenadas a la desaparición o al ostracismo.
No se entiende, por tanto, que con excesiva frecuencia se comentan errores reiterados en relación con este público tan determinante. En este contenido, te ofrecemos las claves y las pautas para evitarlos y potenciar esta gestión.
Importancia de los socios en los clubes y las asociaciones
«La diferencia está en las personas». Esta máxima empresarial sigue estando vigente en los tiempos de la revolución digital y las novísimas tecnologías. El alma de las organizaciones se encuentra precisamente en ellas. Tanto en sus profesionales o públicos internos como en los asociados, simpatizantes y seguidores que les otorgan su fuerza diferencial.
Ningún club o asociación debe actuar de espaldas a sus socios. No solo eso, todos han de esforzarse por mantenerlos, aumentarlos, satisfacerlos y actuar en consonancia con sus expectativas.
La comunicación es otra cuestión de referencia en esta relación, en la que fidelizar a los socios es una prioridad inaplazable.
¿Por qué los socios son tan importantes en una entidad?
Sin duda, si estás trabajando en una organización o club de estas características, lo tienes ya muy claro. Estos son sus principales ámbitos de influencia en el devenir corporativo:
- Respaldo financiero. Ya sea en forma de cuotas, donaciones, pagos por servicios o cualquier otra fórmula, su existencia es fundamental para la economía. A menudo, son tu única o tu principal fuente de ingresos.
- Estabilidad corporativa. Una base social saludable garantiza el futuro de la entidad y te permite adoptar decisiones de cara al porvenir con más seguridad.
- Apego sentimental. Ellos sienten y viven la organización afectivamente. Cuando lo trabajas bien, puedes disfrutar de un apoyo casi incondicional para tus diferentes iniciativas.
- Representatividad e influencia social. Cuantas más personas se suman a tu barco, más fuerza vas a tener para impulsarlo. Tu entidad es más tenida en cuenta, consigue masa crítica y obtiene una mayor repercusión de cuanto le afecta.
- Percepción institucional. Como consecuencia del punto anterior, es posible negociar con más poder ante las administraciones y los gobernantes. Con su apoyo, todo resulta más fácil.
- Influencia en los beneficios. Las oportunidades de negocio se incrementan, a la par que los ingresos ordinarios y extraordinarios de tu actividad. Asimismo, tienes más posibilidades de acceder a ayudas, subvenciones y donaciones.
- Comunicación y difusión de la marca. Cuantas más personas siguen tu proyecto, mayor es el potencial ruido mediático. En una sociedad de la información como la actual, esto supone aumentar tu importancia y percepción social. Los socios son prescriptores, embajadores y correas de transmisión de cuanto te atañe o sucede como club o asociación.
- Actividad y dinamismo. Gracias a todo lo anterior, tu organización está más capacitada para hacer realidad su misión, sus objetivos y sus metas. Igualmente, puede plantearse nuevos retos y proyectos.
¿Cuáles son y cómo evitar los fallos más frecuentes en la gestión de socios?
Son los siguientes, y a continuación los desarrollamos en detalle:
- Infravalorarlos y desatender su fidelización
- Obviar las bajas de socios
- No cobrar las cuotas de socio (o no cobrarlas a tiempo)
- Una mala estrategia de comunicación
- Procesos desfasados, analógicos y no digitalizados
Acabamos de concluir que los socios constituyen el pilar para la subsistencia de los clubes y las asociaciones de cualquier clase. Económica, funcional, comunicacional y afectivamente, constituyen la fuerza y la energía que alimenta su actividad.
¿No te resulta sorprendente, sin embargo, que haya entidades de este tipo que se desenvuelven de espaldas a ellos? También las hay incapaces de potenciar su captación y retención.
A menudo, quizás te ha ocurrido a ti, el día a día tan cargado nos lleva a desatender lo importante para centrarnos en lo urgente. No es un buen método de gestión, puesto que puede causarte problemas de difícil solución. Es el caso de estos cinco fallos capitales relacionados con tus socios. ¿Te identificas con alguno?
1. Infravalorarlos y desatender su fidelización
Es un error de novato. Cuando lo cometes, y perseveras en él, las consecuencias son calamitosas. Acabamos de proporcionarte varias buenas razones para inhibir este fallo.
Tu trabajo de dirección no consiste solo en administrar los recursos disponibles, captar fondos, definir e impulsar proyectos o conseguir objetivos. Todo ello es prioritario, desde luego, pero carece de sentido sin la existencia de socios. Tu proyecto estará condenado, si no lo haces, a la extinción y al olvido.
Tu obligación, y tu necesidad, implican:
- Captar nuevos socios de modo permanente.
- Cuidar y fidelizar a los socios ya existentes.
Debes hacerlo sí o sí, no hay alternativa más allá de la desaparición o la pérdida de influencia. Ahora bien, ¿cómo impulsar la captación y fidelización de los socios?
En este listado, te proveemos de algunas pautas valiosas para materializarlo:
- Identifica, conoce y estudia cuál es tu perfil de socio más recurrente.
- Define también quién es tu socio ideal.
- Trabaja la imagen de marca de tu asociación o club para que sea admirable, inspiradora y coherente.
- Mantén con ellos una relación cercana y positiva.
- Crea espacios y medios de atención personalizada al socio.
- Destina recursos a mejorar sus experiencias en relación con tu entidad.
- Forma a tu personal y dótalo de herramientas para que siempre sirva a este público.
- Compila, gestiona y analiza información real sobre sus comportamientos y decisiones.
- Trabaja la comunicación en función de sus características y expectativas.
- Apuesta por una relación integral: para todo, multicanal y en cualquier momento.
De este modo, vas a lograr un engagement social extraordinario, el cual repercutirá muy positivamente en el devenir de tu proyecto. En definitiva, se trata de poner en valor a este público y enfocar tu gestión hacia su satisfacción y aceptación.
2. Obviar las bajas de socios
Es otra consecuencia derivada del apartado anterior. Sin embargo, puede producirse de un modo independiente. En ocasiones, ocurre que la actividad está tan centrada en captar y retener que pasamos por alto la gestión de bajas.
Si la fidelización no funciona, debes cambiarla. Esta fuga de simpatizantes es un indicador inapelable de que algo está fallando. ¿Qué deberías hacer? No basta con redoblar tus esfuerzos para captar más socios, también has de frenar esa caída y actuar para prevenirla.
Si reaccionas rápido y bien ante la noticia de nuevos abandonos, vas a conseguir dos efectos positivos:
- Evitar algunas de esas bajas. El tratamiento personalizado favorece la adopción de medidas apropiadas para frenar el descontento y la marcha.
- Conocer las causas para impedir próximas bajas. Cuando sabes por qué se marchan tus socios, has dado el primer paso para que dejen de hacerlo.
¿Cómo puedes, en la práctica, evitar la deserción social? Existen dos tipos principales de actuaciones requeridas:
- Constante.
- De choque.
La desconexión social no suele ser fruto de un día. En general, especialmente cuanto mayor es el vínculo emocional con la entidad, se tarda tiempo en llevar a la práctica esta decisión. Mantenerte alerta, escuchando activamente y analizando cualquier objeción, queja o desencuentro con tus socios resulta decisivo. Si detectas a tiempo estas motivaciones personales para la marcha, podrás erradicarlas.
Además, está en tu mano implementar estrategias y prácticas que promueven la fidelización. ¡Trabaja en positivo! Programa actividades y experiencias compartidas atractivas, trátalos a todos por igual, sé empático y potencia una identidad de marca tan atractiva como confiable. Trabaja la comunicación y las nuevas tecnologías para que estén siempre contentos.
Las acciones de choque son intervenciones personalizadas orientadas a cuantos desean irse. Establece un protocolo, contacta con ellos, ponte en su lugar y procura entender los motivos de su abandono. Tras identificarlos, apela al corazón y proporciónales soluciones alternativas para que se queden.
En cualquier caso, no hay que exagerar: evita la pesadez y la presión en exceso. A quien finalmente quiere irse, trátalo bien para dejar la puerta abierta a su regreso.
3. No cobrar las cuotas de socio (o no cobrarlas a tiempo)
Hemos mencionado antes que, con frecuencia, los socios son el pilar económico y financiero de los clubes y las asociaciones. Sus pagos periódicos aportan estabilidad, liquidez y financiación a los distintos proyectos emprendidos.
Imagina que tienes una empresa de servicios abierta el público. Puede ser una peluquería, una agencia de publicidad o una consulta psicológica, por concretar tres ejemplos concretos. ¿Qué pasaría si no cobraras nunca tus servicios? Efectivamente, el colapso económico-financiero no tardaría en llegar.
Lo mismo sucede con los clubes y las asociaciones. Si no eres capaz de cobrar los importes de los socios, estás perdido. En consecuencia, administrar y facturar esos cobros ha de ser una prioridad técnica para tu organización.
Aunque después hablaremos más de ello, incorporar una plataforma tecnológica suele eliminar cualquier problema. La digitalización aporta grandes ventajas, como simplificar y automatizar esta gestión de cobros periódica.
No infravalores la influencia negativa de las agendas cargadas. Sobre todo, si eres un gestor deportivo o cultural vocacional, y diriges estas entidades por tu perfil técnico más que por el directivo, puede condicionar tu actuación.
Es más usual de lo que piensas olvidar o posponer el cobro de estas partidas vitales, sobre todo, cuando hay que hacerlo de forma manual y farragosa. Este sistema ya obsoleto provoca, también, errores recurrentes que dejan sin cobrar algunos recibos importantes.
Así que no lo dudes: márcate como prioridad este apartado y consigue los mejores medios técnicos para gestionarlo.
4. Una mala estrategia de comunicación
Olvídate de improvisar: define una estrategia y concreta un plan de comunicación para tus socios. Ellos desean estar al tanto de cuanto sucede en el club o asociación con el que se identifican. Al recibir estos mensajes, se sienten parte activa de una comunidad con la que están emocionalmente conectados.
La transparencia es una cuestión determinante. Tanto como la dinamización periódica de contenidos, para que se hable mucho y bien de la entidad a la que representas.
Existen, en la actualidad, gran cantidad de posibles canales de comunicación. Estos son los más frecuentes:
- Servicios de atención al socio.
- Cada una de las personas de la organización. Ya sean sus representantes, directivos, empleados, sus deportistas o creadores.
- Página web, tienda online y blog.
- Redes sociales.
- Medios de comunicación propios y ajenos: televisión, prensa, radio, publicidad exterior…
- Cualquier otro cauce que posibilite transmitir contenidos a estos seguidores.
Para implementar un plan de comunicación positivo para tu gestión de socios, aplica estos principios:
- Decide en función de una estrategia de comunicación bien diseñada.
- Escucha casi tanto como emites. ¡La empatía es tu aliada!
- Sé coherente, periódico y actual.
- Desarrolla un estilo propio de comunicación, cercano, confiable y envolvente.
- Cuida las formas, la presentación y la estética.
- Difunde información interesante, pertinente y potencialmente viral.
- Usa tus medios —propios y ajenos— como un altavoz para mostrar tus argumentos y puntos de vista. Pero comparte o comenta también informaciones ajenas.
- Céntrate en los intereses, deseos y en las expectativas de tus socios reales o futuros.
- Estudia a tus competidores para aprovechar lo que hacen bien.
- Utiliza métricas y analíticas de lo hecho para valorar su eficacia y actuar en consecuencia.
- Incorpora las herramientas tecnológicas idóneas para comunicar con eficacia.
5. Procesos desfasados, analógicos y no digitalizados
Digitalizar y automatizar tareas es indispensable para evitar muchos de los errores mencionados. Por eso, esta cuestión se convierte en un fallo imperdonable que está en tu mano prevenir. No debes ir contra la realidad.
Existen avanzadas plataformas y tecnologías digitales que optimizan estas gestiones sociales. En Berrly somos especialistas en estas soluciones. Te proveemos de una automatización productiva para la gestión de datos, el RGPD, la comunicación, los cobros y la venta de servicios o entradas.
Con ella, vas a ahorrar tiempo, recursos y decisiones incorrectas. Así, contarás con información muy útil para adecuar mejor tu actuación y tus comunicaciones.
Conocer a tus socios te permite optimizar su captación y su fidelización, frenar sus bajas y cobrarles las cuotas sin errores. Además, tu gestión de las comunicaciones resulta muchísimo más ágil, oportuna y positiva para tu marca.
Con un software de gestión de socios y una estrategia corporativa tendente a mejorar tu relación con ellos, te resultará mucho más sencillo. ¿Quieres informarte más sobre esta posibilidad? Contáctanos y haz una prueba gratis, durante 15 días, de esta herramienta ganadora que marcará un antes y un después en la gestión social de tu organización.
