El libro de socios es un elemento capital para la gestión de asociaciones. Es uno de los recursos, procedimientos y herramientas eficaces requeridos para dirigirlas con éxito. En realidad, los tiempos han cambiado y ya no es suficiente con querer hacer las cosas bien. Es preciso acertar con la estrategia, las decisiones y las acciones que se aplican.

Así, digitalizar y optimizar es el único camino para conseguirlo. ¿Sabes que con Berrly puedes crear libros de socios online con agilidad y una mayor eficiencia?

¿En qué consiste la gestión interna de las asociaciones?

Gestionar una asociacion es incluso más difícil que dirigir una empresa. Estas entidades sin fines lucrativos tienen unas características singulares que complican el proceso. Muy especialmente, su propia naturaleza:

• Están formadas por un mínimo de tres personas, ya sean jurídicas o físicas.
• Comparten una finalidad hacia la que se dirige su actuación.
• Carecen de ánimo de lucro.

Uno de sus rasgos más distintivos es que dependen en gran medida de sus colaboradores y socios, quienes aportan donaciones y cuotas para impulsar la actividad social. Aunque no tienen finalidad económica, dependen en gran medida de estas aportaciones porque, junto con las subvenciones, son sus fuentes de ingresos.

Por lo general, cuentan con un órgano directivo que toma las decisiones. Suele ser la asamblea general, y todos los socios tienen el derecho de votar su composición y la posibilidad de formar parte de ella. El carácter democrático es otro de sus atributos característicos.

Por todo ello, gestionar estas entidades de utilidad pública es más complicado que hacerlo con las sociedades empresariales. Uno de los aspectos más importantes en este buen hacer es la relación con los socios. Es importantísimo captarlos, pero aún más fidelizarlos y mantenerlos motivados e implicados para que sigan aportando su dinero y su compromiso.

Teniendo en cuenta que pueden llegar a participar en la gestión y que, asimismo, son el público objetivo principal, su papel es doblemente clave. Resulta fundamental, por tanto, conocer perfectamente quiénes son, qué buscan, qué esperan, qué sienten y qué les emociona.

Sus datos personales constituyen una fuente informativa valiosísima, muy aprovechable para conformar la estrategia corporativa. En paralelo, es un material necesario para llevar a cabo las acciones administrativas propias de la organización. En concreto, por citar una de ellas, el pago periódico de cuotas.

Tipos de enfoques al gestionar asociaciones

Queremos resumir, antes de continuar avanzando, cuáles son los tipos de gestión de asociaciones más frecuentes. Recuerda que sus objetivos son compartidos por todos los asociados. Así, su finalidad primera y última es realizar las acciones oportunas para cumplir sus metas.

Es conveniente distinguir entre las tres clases de modalidades gestoras:

• Autogestión. Son los propios asociados quienes dedican su tiempo a gestionarlas. Lo hacen de modo desinteresado y gratuito. Su coste es mínimo, pero en la práctica acaba saliendo caro porque no siempre se optimizan los resultados.
• Con personal propio. Es la fórmula más extendida; consiste en contratar a responsables externos cualificados. Suele ser un equipo reducido pero funcional, que trabaja de forma regular y muy especializada. Como contrapartida, su coste es elevado.
• Externalización. La tercera opción es poner estas acciones en manos de entidades ajenas, especialistas en las áreas de servicio requeridas. Puede extenderse a toda la gestión o solo a algunas de sus áreas de actividad.

¿Qué es un libro de socios?

La principal legislación de referencia es la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo. En ella no se exige explícitamente un libro de socios, pero sí tener una lista o base de datos actualizada con sus nombres.

Antiguamente, los especialistas recomendaban utilizar un cuaderno físico donde constaran todos esos datos. La digitalización, es evidente, ha dejado obsoleta esta concepción. Sin embargo, el concepto es el mismo: interesa reunir toda esa información en un lugar concreto al que resulte fácil acceder para, después, hacer consultas.

Los libros de socios comprenden una relación de todos ellos, que incluye su identidad y las aportaciones habituales. Ten presente que la seguridad de estas informaciones es determinante. El RGPD se muestra muy estricto y asigna la responsabilidad de la protección e invulnerabilidad de cada base de datos a quien la ha generado .

En consecuencia, tienes que ser plenamente consciente de la importancia de su cuidado. Imagina que posees esa información en un cuaderno… y alguien te lo roba. Esos datos sensibles quedan a disposición de cualquiera y su empleo podría derivar en prácticas delictivas o muy perjudiciales para sus protagonistas.

La misma realidad es aplicable al ámbito digital; no es suficiente contar con una hoja de cálculo en Excel. Aunque es un pequeño avance, algo más moderno que un bloc de espiral, resulta igualmente vulnerable.

Y dado que tienes que actualizar su información constantemente, con las altas, las bajas y las modificaciones en las aportaciones, necesitas un formato operativo. De nuevo, la automatización se presenta como recomendable y positiva.

En ambas cuestiones, contar con un sistema especializado como el que te ofrecemos en Berrly solo tiene ventajas. Tanto es así que es un plus de fiabilidad, rigor, eficacia, optimización del tiempo y salvaguarda de esos datos personales.

Información útil susceptible de registro

La función de estos indicadores va más allá de compilar una información legal y socialmente necesaria. Así, su contenido actualizado se hace determinante al adoptar determinadas decisiones o medidas que exigen ciertas mayorías sociales. Cuando se producen conflictos internos, desde luego, la fiabilidad y el rigor de sus datos son decisivos.

Para evitar problemas y una espiral de desencuentros, suele ser conveniente legalizarlo periódicamente en el Registro Mercantil o ante un notario. Es una decisión interna que puedes adoptar o no; solo depende de ti. Ahora bien, nunca debes dudar en incorporar un software específico que te ayude a conservar, tratar y actualizar esta información estratégica.

Te conviene por operatividad, economía de tiempo, ahorro, privacidad y eficacia. Y porque si dispones de los recursos digitales apropiados, esa base de datos es un caudal de conocimiento único para tu gestión. Recuerda que conocer a tus socios, anticiparte a sus deseos y cumplir sus expectativas es de capital importancia para tu actividad social.

Con un soporte digital de primerísimo nivel, pronto empezarás a disfrutar de sus ventajas. Y tu asociación estará en condiciones de crecer, mejorar y acercarse mucho más a sus objetivos. Ahora bien, ¿dónde puedes encontrar esas prestaciones de referencia que te hacen falta para registrar y conocer a tus socios?

Creación de libro de socios online con Berrly: principios y ventajas​

Berrly es una avanzada y muy útil herramienta para toda clase de organizaciones. A través de la Nube, articula un universo de funcionalidades eficaces para agilizar los procesos y optimizar la gestión directiva en estas entidades.

Este software de gestión especializado simplifica la actualización de los datos de socios. Además, permite cobrar cuotas, enviar mensajes y confirmar las ausencias y las asistencias a un evento con máxima celeridad. Todo se acelera, se facilita y se libera de errores, desajustes y pérdidas de tiempo.

En este sentido, la elaboración de libros de socios se convierte en coser y cantar. Olvídate de depender de documentos impresos o de archivos de Excel. Ya no necesitas copias físicas ni medidas adicionales de protección y seguridad. En nuestra herramienta, los datos se introducen fácilmente y se almacenan en tiempo real en la nube.

Es más, los propios socios pueden inscribirse online y actualizar sus datos desde la zona privada. Todo ello con una absoluta sujeción a los principios y las exigencias del RGPD. Además, la ciberseguridad está garantizada y los ataques externos lo tienen muy complicado. Por ello, tu responsabilidad de protección está más que asegurada.

¿Quieres conocer y satisfacer a los simpatizantes de tu asociación?

Con este software, además, estás mucho más cerca de conocer íntimamente a tus socios. En primer lugar, porque puedes aplicar el big data para hacer análisis de tu organización y su público. En unos cuantos clics habrás generado informes, gráficos, estadísticas y mapas que te acercan a la realidad más certera. En consecuencia, acertar al decidir es más sencillo. Así conseguirás anticiparte y proporcionar a tus socios lo que esperan, desean y anhelan de tu asociación.

Con Berrly para asociaciones tienes un apoyo excelso a la hora de configurar e importar todos esos datos tan valiosos. Por otra parte, presenta otras dos grandísimas ventajas:

1. No tiene límite de socios.
2. Permite hacer segmentaciones con etiquetas para crear grupos de interés. De este modo, puedes tratar y dirigirte a cada uno con una estrategia concreta.

Lo más llamativo, un beneficio que notarás desde el primer uso, es la facilidad con la que se trabaja. Un único clic es suficiente para cobrar cuotas, gestionar recibos, mandar reclamaciones sobre pagos pendientes o avisar de incidencias o noticias.

¿Te parece ciencia ficción? La simplicidad y el óptimo aprovechamiento del tiempo son excepcionales gracias a esta herramienta. Insistimos: los propios socios se inscriben en libro que registra sus nombres. Así de sencillísimo e inteligente es todo.

Por si no fuera bastante, te resolvemos tus dificultades e inseguridades iniciales al implementar el sistema. No solo despejamos todas tus dudas y consultas, también te ayudamos a configurar la herramienta y realizamos la importación inicial de los datos.

¿Cómo deben ser los libros de registros de socios actualmente?

Incluso si nunca has trabajado con herramientas digitales, tendrás claro cómo te gustaría que fueran los libros de socios en tu entidad. Ni cuadernos de espiral con páginas cuadriculadas, ni folios grapados ni vetustos archivos de Excel.

Hoy en día, estos registros tienen que ser:

• Rápidos. Reducen considerablemente el tiempo dedicado a su generación, compilación y consulta.
• Sencillos. Son una ayuda, no una complicación. En consecuencia, han de ser intuitivos, comprensibles y muy fáciles de usar.
• Económicos. Sus costes de adquisición, implementación y mantenimiento han de ser razonables, asequibles. En todo caso, deben ser rentables.
• Eficaces. La calidad ha de ser óptima: cumplen su función con máxima fiabilidad, garantía y excelencia.
• Modulares. Desempeñan diferentes tareas y permiten la realización de nuevas funciones, así como su progresiva optimización.
• Versátiles. Se desenvuelven bien en diferentes situaciones, entornos y exigencias. Ofrecen herramientas polivalentes, susceptibles de adaptarse a cada caso concreto.
• Específicos. Al mismo tiempo, han de ser recursos optimizados para cada colectivo. Si tienes una asociación, necesitas generar libros de socios idóneos para esta categoría de entidades.
• Con soporte ilimitado. En caso de duda, problema o incidencia, la actuación del proveedor ha de ser instantánea, certera y muy amable. El servicio de atención al cliente siempre está disponible y acertado.
• Seguros. Las exigencias del RGPD trascienden el plano meramente moral. Los fallos y las quiebras de seguridad en bases de datos ocasionan problemas muy serios a la imagen de marca y a los intereses de los asociados. Además, las sanciones y las multas aplicables, como responsables únicos de la protección de todos esos datos, pueden ser muy altas.

¿Cuál es el mejor generador de libros o bases de datos para socios?

Sin duda, la herramienta que cumpla todos los principios anteriores y aporte más valor a las asociaciones será la mejor alternativa. Echa un vistazo a lo que te aporta Berrly, el software que cumple con todos estos atributos, y tendrás muy claro por qué debes utilizarlo:

• Libro de socios. Base de socios ilimitada.
• Gestión de altas y bajas simplificada e intuitiva.
• Ficha de socio rellenable y configurable según las necesidades de tu entidad. Puedes conformar los campos que precises, así como borrarlos o añadir nuevos.
• Agrupación de socios por grupos y roles familiares.
• Generación de carnés de socios personalizados.
• Asignación de códigos QR únicos para interactuar.
• Veloz actualización de datos personales, por parte de la asociación o de los propios socios.
• Configuración y envío de correos transaccionales.
• Avanzado sistema de segmentación de socios por etiquetas.
• Creación de notas de seguimiento y de recordatorio.
• Configurador personalizado de automatismos: eventos, notificaciones, cuotas, etc.
• Generación de informes y listas personalizadas por categorías de segmentación.

En Berrly, además, te ofrecemos una última ventaja diferencial. Puedes probar gratis esta herramienta para crear tu libro de socios. Contacta con nosotros y comprueba en primera persona todas estas prestaciones. Tu convencimiento será máximo, no querrás dejar de usarla.