¿Hasta qué punto es necesario disponer de un software de gestión de asociaciones? La respuesta es clara: resulta imprescindible, cada vez más.

Estas entidades cumplen una o varias funciones sociales, en general, solidarias y sin ánimo de lucro. Sin embargo, no dejan de ser entidades jurídicas y, por ello, han de ser gestionadas con eficacia, rigor y fiabilidad. En los tiempos actuales, la competencia es feroz, la exigencia máxima y la digitalización inaplazable para el éxito.

En consecuencia, estas herramientas automatizadas de gestión se presentan como una ventaja diferencial. Tanto es así que acaban siendo decisivas en el devenir, la supervivencia y el logro de los objetivos planteados.

Particularidades de la gestión de las entidades sin ánimo de lucro

Una entidad de utilidad pública es aquella que no persigue intereses económicos propios, sino un fin positivo para la sociedad. Como acabamos de decir, es una entidad jurídica completa, si bien presenta algunas singularidades y características. Sus finalidades pueden ser muchas, diversas, pero siempre son ajenas a la obtención de un beneficio económico.

En su definición deberíamos destacar estos atributos esenciales:

• Agrupación formada por al menos tres personas.
• Se plantea el cumplimiento de un objetivo compartido: social, cultural, político, artístico, humanitario o altruista.
• Su naturaleza y su actividad están reguladas por la Ley Orgánica 1/2002, si bien pueden aplicarse también otras legislaciones específicas.

¿Cuáles son las principales características de estas entidades?

Es un buen momento para ahondar en la particular naturaleza de estas organizaciones. A continuación, enumeramos sus principales características y rasgos distintivos:

• Conjunto de personas, ya sean físicas o jurídicas. Sus estatutos han de ser aprobados por al menos tres personas, las cuales han de estar dispuestas a conformar la junta directiva.
• Tiene su propia personalidad jurídica. Es reconocida y reconocible tanto en España como en el mundo, por lo que puede operar en el Registro de Operadores Intracomunitarios.
• Lleva a cabo actividades económicas. Cuenta con obligaciones fiscales similares a las de las empresas. Y, como ellas, puede recibir subvenciones y emitir facturas.
• Reinvierte sus excedentes económicos. Fruto de su actividad, puede obtener ganancias económicas. Sin embargo, asume la obligación de reinvertirlas en el propósito o finalidad que la conforma.
• Genera una responsabilidad limitada. Si perteneces a una entidad de utilidad pública, tu patrimonio está separado del suyo. Ahora bien, ¿qué ocurre tras una mala gestión que causa daños o perjuicios a terceros? Los integrantes de la junta directiva tienen la responsabilidad de afrontar los daños, las deudas y los perjuicios. Si no responden, los socios podrían tener que hacerlo solidariamente.
• Se gobierna de forma democrática. Cada socio representa un voto y la asamblea debe reunirse, al menos, una vez al año. En ella se toman las principales decisiones de gobernanza y dirección.

Otras cuestiones importantes

Existen algunas dudas e interrogantes recurrentes sobre las asociaciones que carecen de ánimo de lucro. Hemos seleccionado cinco que vamos a disiparte:

1. ¿Hay una aportación patrimonial obligatoria para conformarlas? No. Es suficiente con la voluntad de las tres o más personas que las forman inicialmente. Tan solo es necesario afrontar los gastos de inscripción y constitución.
2. ¿Es necesario inscribirlas en algún lugar? Si su ámbito de actuación se ciñe a la comunidad autónoma, tienes que darla de alta en el registro autonómico de asociaciones. Si vas a operar a nivel nacional o internacional, en el Registro Nacional de Asociaciones.
3. ¿Qué requisitos de dirección y administración hay que respetar? La asamblea general, que está compuesta por todos los socios, establece los objetivos y las metas principales. En ella se elige a los integrantes de la junta directiva, que por ley siempre han de ser socios. Este órgano se encarga de definir las líneas de acción esenciales y realiza el trabajo diario.
4. ¿Cuáles son las obligaciones legales que han de cumplir estas entidades? Básicamente, las más importantes son contratar correctamente a sus empleados, satisfacer las obligaciones fiscales y mantener al día los libros fiscales. Entre otros, los de registro de los socios, de actas, de voluntarios y de contabilidad.
5. ¿Es posible disolver estas asociaciones? Por supuesto que sí, siempre que se cumplan los criterios y las causas establecidas por la ley o los estatutos. En tal caso, los bienes que sobran se cederán a otras entidades que no tengan ánimo de lucro. Por último, esa desaparición se informará al Registro de Entidades.

Los socios, el principal activo de tu organización

Frente a las empresas, que tienen clientes, las entidades sin ánimo de lucro cuentan con socios. Es una figura sustancialmente diferente, en primer lugar porque tienen derecho a decidir el devenir de la asociación. ¡Todos ellos pueden llegar a formar parte de la junta directiva!

En puridad, son quienes hacen posible la actividad de esa entidad. Sin su presencia y sus aportaciones, resultaría imposible llevar a cabo la labor de tu organización. Así que, te guste más o menos, son la piedra angular en la que se sustenta su proyecto. Al margen de su colaboración, solo las subvenciones obtenidas te permiten avanzar en la dirección correcta.

¿Conoces a tus socios?

Los socios son el público, y el sustento, de tus proyectos humanitarios. Necesitas incrementarlos con nuevos asociados, así como mantener a los ya presentes. Así, la actividad de tu entidad siempre debe incluir labores de captación, comunicación, fidelización y agradecimiento a tus socios. De lo contrario, la disolución y la incapacidad para alcanzar los objetivos no tardarán en producirse.

¿Cuántos socios necesitas? En realidad, cuantos más tengas, muchísimo mejor. Nunca hay una cantidad suficiente porque cuantos más reúnas, más capacidad tendrás para hacer realidad tus objetivos. Recuerda que, en la fundación de estas entidades, tres es el mínimo. A partir de ahí, no existen máximos: ¡consigue todos los socios posibles!

Por ello, y dado que resulta primordial conocer cómo es tu fuerza social y qué la mueve, necesitas gestionar correctamente la información sobre ellos. Para poder motivarlos, interesarlos y retenerlos, necesitas identificar qué los mueve, cómo son y qué les estimula. Además, te hace falta poder comunicarte con ellos de manera periódica, directa y estimulante, a la par que rápida y económica.

Conforme el número de socios aumenta, el funcionamiento manual o tradicional deja de ser eficaz. Roba muchísimo tiempo, provoca pérdidas valiosas de información e impide alcanzar la eficacia y la rentabilidad requeridas. En estos momento, contar con un software de gestión de asociaciones se convierte en una bendición. ¡Es el camino más corto para interactuar y aprovechar la capacidad de tus socios en condiciones óptimas!

Conocer su perfil y ser capaz de interactuar con ellos a diario es decisivo. Ten en cuenta que alrededor del 40 % de las aportaciones a estas entidades proceden de los asociados. La información que te aportan, perfectamente compilada y analizada, permite extrapolar conocimientos útiles para alimentar esa relación motivadora necesaria.

La digitalización se convierte así en una herramienta fundamental para gestionar con éxito esta clase de asociaciones. Todo el proceso lento, laborioso, manual y no siempre fiable es resuelto de un modo casi instantáneo, fiable y preciso. Las ventajas son máximas, en especial en términos de rigor, agilidad, estrategia y rentabilidad.

Por qué necesitas un software de gestión de asociaciones para mejorar tu proyecto

En este punto concreto del artículo, posiblemente, ya has empezado a considerar incorporar una herramienta de gestión digital a tu asociación. Sin embargo, todavía falta información útil que te ayudará a decidirte hacia esta opción idónea.

Un software para asociaciones es el apoyo perfecto para gestionar los proyectos, acelerar los procesos internos e interactuar mejor con los socios y los colaboradores.

Su adopción y empleo no solo agiliza las tareas gestoras necesarias, sino que también evita los errores de administración y minimiza sus consecuencias. Además, facilita la transparencia y la automatización de las comunicaciones y los contactos.

Te recordamos, aunque de sobra lo sabes, que una asociación presenta un grado mayor de complicación gestora que las organizaciones empresariales:

• Comparten los procesos internos de las empresas comerciales. Por ejemplo, facturar, comprar, hacer nóminas y presentar presupuestos.
• Precisan desarrollar una actividad estrecha con los socios, afinada y sostenida en el tiempo. Así, deben informarlos periódicamente, elaborar análisis frecuentes sobre sus resultados, relacionarse con otras entidades y cumplir el marco legal.

Estas tareas, por otra parte, se llevan a cabo con menos dotación de personal, o no tan preparado, como en las empresas. ¿Los motivos? La ausencia de ánimo de lucro y la voluntad de derivar los máximos recursos posibles a los objetivos definidos. ¿La consecuencia habitual? Se reducen los gastos de personal interno y mano de obra.

En este contexto, contar con un software de gestión de asociaciones de nivel se convierte en la mejor decisión. Esta herramienta centraliza todos los procesos necesarios de gestión y, por ello, asegura una mejor ejecución y resultado. Así, con menos dedicación humana se obtienen resultados más eficaces y en un plazo inferior.

No solo eso, también es posible aprovechar al máximo la información social generada y, de este modo, definir mejor el perfil del target al que se dirige el grupo. Por último, supone una importantísima automatización de las comunicaciones y, por lo tanto, una mejora en las posibilidades de captar y fidelizar socios y talento.

¿Por qué te conviene elegir Berrly para tu asociación?

En Berrly somos especialistas en la digitalización de soluciones de gestión para entidades sin ánimo de lucro. Somos una empresa que ha hecho de este sector su razón de ser. Por ello, contamos con un know how excepcional que se traduce en grandes soluciones prácticas para tu organización.

Nuestra propuesta tecnológica se adapta específicamente a las necesidades de cada tipo de entidad: desde asociaciones hasta ONG, pasando por sindicatos y federaciones deportivas. Destaca por su polivalencia y capacidad para resolver con solvencia las principales necesidades de gestión de estas entidades.

Si tienes experiencia en la dirección de entidades de utilidad pública, enseguida entenderás su funcionalidad en las siguientes áreas:

• Tareas administrativas.
• Gestión de cobros, donaciones y aportaciones económicas.
• Acciones de marketing y comunicación.
• Generación y organización de eventos.
• Área privada para socios y colaboradores.

Berrly: una solución para cada necesidad

Nuestro software es capaz de centralizar la gestión de la junta, agilizar los procesos y optimizar los recursos disponibles. En consecuencia, te proporciona agilidad, eficacia, rendimiento y rentabilidad, amén de acceso a información digitalizada para tomar mejores decisiones.

Enumeramos a continuación los principales ámbitos de trabajo y funcionalidades que obtienes con esta herramienta:

• Cobro de cuotas. Gestionas los ingresos en mucho menos tiempo, sin errores, con domiciliaciones y partidas de deuda.
• Gestión fiscal. Genera y presenta el modelo 182 para la AEAT.
• Base de datos. Digitaliza tu libro de socios y accede a datos ciertos en tiempo real. Mantén esta información siempre actualizada, segmentada por etiquetas y accesible para quienes tú decidas. ¡Es un recurso estratégico excelente para mantener motivados y cohesionados a tus asociados!
• Comunicaciones. A través de Berrly te resulta muy sencillo enviar correos electrónicos y newsletters a tus socios, cumpliendo estrictamente las normas del RGPD. También puedes mandar recordatorios, SMS y otros mensajes a tu público.
• Programación de eventos. Crea una agenda propia, organiza actos atractivos con máxima sencillez y aumenta la participación en tu colectivo. ¡Planifica las actividades que precisas del mejor modo!
• Zona privada. Habilita una zona web específica para tus socios donde interactuar con ellos y proporcionarles fácilmente las últimas novedades.
• Big data. Genera y gestiona tu propia base de datos, con información basada en hechos o en encuestas. Compila los datos y extrae conclusiones valiosas para tomar mejores decisiones e impulsar acciones de marketing ganadoras.

Sin ningún género de dudas, en Berrly te damos una solución integral para optimizar la gestión de tu entidad de utilidad pública. A medida que empieces a usarla y descubras todas sus ventajas, no querrás estar sin ella. ¿No te lo acabas de creer? Estamos tan convencidos de su eficacia que te damos la oportunidad de probarla gratis. No tienes nada que perder de este modo. Aprovecha la posibilidad de descubrir por ti mismo todo lo que este software de gestión de asociaciones aporta a tu proyecto. Anímate y hazlo cuanto antes.