Cómo reducir el absentismo en formaciones, actos y eventos

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El absentismo en los eventos y los actos de formación desmerece todo el trabajo realizado. La organización de estos encuentros adquiere una gran importancia en las asociaciones, las ONG y las entidades de utilidad pública. En los tiempos actuales, se han convertido en una herramienta estratégica y en un factor decisivo de cohesión entre sus socios y simpatizantes.

Sin embargo, ten en cuenta que concebirlos y gestionarlos supone un gran esfuerzo de tiempo, trabajo y dinero. Además, los resultados obtenidos influyen significativamente en la imagen proyectada, así como en el grado de motivación, adhesión, fidelidad y simpatía de los asistentes.

Ahora bien, ¿cómo puedes medir el éxito de estos acontecimientos corporativos? Principalmente, la asistencia, el seguimiento, la visibilidad y el grado de satisfacción de los presentes, amén del cumplimiento de los objetivos, son los criterios aplicables.

Importancia de la formación y los eventos en las ONG y las entidades de utilidad pública

La gestión interna de estas organizaciones tiene singularidades significativas. Una de ellas está condicionada por la ausencia de ánimo de lucro, lo cual no significa que no dependan igualmente de la generación de ingresos.

Dos son las fuentes principales de recursos económicos para estas entidades:

  • Las cuotas y las aportaciones de los socios y colaboradores.
  • Las obtención de subvenciones y donaciones procedentes de mecenas o patrocinadores.

Dentro de este concepto de obtención de recursos para las ONG, conocido como frundraising, se incluye una tercera vía generadora de dinero: la organización de eventos y, en menor medida, de congresos y actos formativos.

Además de su realización como fuente de financiación, estas comunicaciones experienciales son esenciales para cohesionar, motivar y fidelizar a la masa social. Como te hemos anticipado, el éxito, el grado de aceptación y la asistencia de público influyen directamente en la percepción de las marcas asociativas. En paralelo, condicionan la implicación, el compromiso y la tendencia a la acción de los participantes y su entorno.

Por ello, son cuestiones capitales en la gestión de las asociaciones. De forma adicional, la enseñanza presenta una dimensión más: es clave para formar a los gestores, los activistas y los colaboradores. De este modo, influye positivamente en la capacidad para alcanzar los objetivos planteados.

¿Por qué montar eventos en tu organización?

Cuatro son las grandes razones que deben animarte a dedicar tiempo y esfuerzo a estas acciones:

  • Visibilidad, difusión e impacto.
  • Generación de recursos económicos.
  • Imagen de marca.
  • Compromiso y motivación del público.

Cada una de estas consecuencias es, por sí sola, estratégica y crucial para tu ONG. Cuando en una única acción puedes conseguirlas todas, la transcendencia alcanza niveles insospechados.

Sin duda, estos acontecimientos sociales se incluyen en el llamado marketing de experiencias, fundamental en la comercialización actual de productos, servicios e ideas.

El abanico de opciones que puedes manejar es muy amplio. Es cierto que son acciones que se pueden dirigir a toda clase de públicos. Por supuesto, puedes segmentarlos geográfica, social y económicamente. Pero tienen la facultad añadida de ser genéricas e involucrar a todo el mundo si así lo decides.

De hecho, hay variantes deportivas, sociales, culturales y artísticas a tu disposición. Si trabajas con criterio y creatividad, seguro que puedes encontrar una posibilidad perfecta para tu asociación y su público objetivo.

La consecuencia indirecta, pero igualmente decisiva, es la conexión promovida con un conjunto de valores, experiencias y percepciones. Todos ellos refuerzan la identificación con la marca y agrandan su percepción y reconocimiento.

¿Qué aporta la formación a la gestión interna de las organizaciones no gubernamentales?

Tu asociación puede encontrar en la actividad formativa una doble vía de desarrollo y crecimiento. En primer lugar, es un recurso imprescindible para cualificar a su gente e incrementar la efectividad, la rentabilidad y el rendimiento. En segundo, permiten generar eventos divulgativos y didácticos que cumplan los preceptos y principios recién explicados.

Sin lugar a duda, la mejora continua es la piedra angular del éxito y la sostenibilidad de estas entidades. La formación continuada eleva la capacidad de los colaboradores e incrementa su motivación y entusiasmo. Siempre hay temas y enfoques nuevos que aprender; la realidad cambia y es preciso adquirir nuevos conocimientos y destrezas para adaptarse.

Los webinars, los talleres, las conferencias, los seminarios, los coloquios y los congresos son algunas de las posibilidades existentes. Cuando se les confiere una dimensión pública y se amplía la participación a otras personas externas, son elementos de marketing. Bien trabajados, aportan dinero, notoriedad, repercusión mediática y difusión de los valores y las metas corporativas.

Cómo son los eventos con menos absentismo

El principal riesgo de fracaso que asumes al montar estos acontecimientos es la falta de público. El desinterés, reflejado en la falta de asistentes, es el principal mazazo que podrías recibir tras organizarlos. Lo mismo sucede con los programas formativos y las actuaciones. No basta con decidir plantearlos y querer hacerlo bien; es necesario acertar al diseñarlos, implementarlos y gestionarlos.

Rasgos distintivos de los eventos con altos niveles de asistencia

Vamos a enumerarte, a continuación, qué atributos diferencian a los actos corporativos exitosos. Se convierten en una especie de tabla de atributos y objetivos-tendencia a la que no tienes que renunciar al concebirlos:

  • Enfocados hacia el público. Tu audiencia es la llave del éxito y, por ello, tienes que centrarte en el target para definirlos. Identifica qué buscan, anhelan, desean, detestan, adoran y esperan. Céntrate en lo que les emociona, entusiasma y motiva, y conviértelo en el epicentro de esa actividad.
  • Actuales y oportunos. Han de abordar temas, conceptos y dinámicas de hoy, por lo que debes inspirarte siempre en las tendencias y los contenidos que más están atrayendo.
  • Experienciales. Asegúrate de que tu público vivirá momentos únicos. No busques espectadores o asistentes, sino auténticos protagonistas. Y házselo saber desde el primer instante.
  • Divertidos. El entretenimiento es básico. La gente desea pasarlo bien y las sensaciones positivas han de ser inmediatas. Se trata de disfrutar, compartir buenos momentos y salir de la rutina con algo memorable.
  • Emocionales y con gancho. El engagement es un condimento imprescindible para aumentar la asistencia de público. Apela a los sentimientos, las emociones y la afectividad de tu target. Plantéalo tanto en la comunicaciones y convocatorias como en la concepción de cada acto.
  • Bien comunicados. La difusión es imprescindible para conseguir la afluencia deseada. Lo que no se conoce, jamás convoca público. Así, es imprescindible dinamizar al máximo la existencia del acto, darlo a conocer en todo tipo de canales. Desde las redes sociales hasta el e-mail marketing, los medios de publicidad convencionales y la mercadotecnia digital, has de aprovecharlo todo.
  • Intuitivos y fáciles de disfrutar. En la época de Internet, priman lo inmediato, lo placentero, lo sencillo. También ha de serlo acudir al acontecimiento diseñado. Proporciona la información adecuada en tiempo real y haz que cumplir la call to action sea tan natural como respirar.
  • Tecnológicamente impecables. El respaldo tecnológico constituye un pilar esencial en la presencia final de público. Conviene contar con un sistema técnico cualificado, eficaz y tan fiable como Berrly.

Este software especializado para asociaciones es el apoyo perfecto que necesitas. Entre otras muchas prestaciones, pone a tu alcance funcionalidades optimizadas como:

  • Generación y gestión de bases de datos.
  • Estricto cumplimiento al Reglamento General de Protección de Datos.
  • Comunicaciones, notificaciones y contactos.
  • Ejecución de cobros.
  • Venta de entradas y ticketing.
  • Control de aforos.
  • Preinscripciones y confirmación de asistencia.

La adecuación, excelencia y muy fácil gestión de esta herramienta permite obtener mejores resultados, en mucho menos tiempo, en todas estas facetas.

¿Cómo incrementar la asistencia en los actos formativos?

En realidad, el plan de acción es muy similar al que acabamos de detallar para los eventos. También es conveniente contar con una herramienta tecnológica avanzada e integral. Berrly pone a tu servicio soluciones para academias y entidades formativas con aportaciones excelentes.

Ahora bien, existen dos factores extraordinariamente importantes para conseguir actos formativos con gran atractivo y máxima audiencia:

  • Elección de temas de gran interés y actualidad.
  • Selección de ponentes y participantes con mucho gancho y atractivo para el público.

Por otra parte, los eventos híbridos están teniendo una gran acogida en el ámbito de la enseñanza. Cuentan con múltiples ventajas, ya que permiten combinar la asistencia presencial con la digital. No solo eso, amplían el ámbito temporal y alargan la posibilidad de disfrutar del aprendizaje. Junto con unos costes más reducidos, estos son los principales beneficios que se desprenden de esta práctica mixta.

De nuevo, hay que contar con las expectativas, los intereses y las necesidades del público objetivo.

Tendencias en los eventos y la formación actuales de éxito

Necesitas ser muy consciente, antes de poner en marcha nada, de qué está funcionando y qué no en el universo eventos de la actualidad. La planificación es fundamental y, para ello, el punto de partida son los estudios previos, centrados en cuatro coordenadas:

  • Tema.
  • Promotor.
  • Público.
  • Contexto y situación.

Estos dos últimos aspectos te exigen estar al tanto de cuáles son las novedades y tendencias más actuales y demandadas. Si las conoces, podrás tenerlas en cuenta al desarrollar tus próximos actos corporativos. Recuerda que, tras la realización de estos análisis y estudios previos, tienes que concretar el qué y el porqué de esa comunicación experiencial. Cuando los hayas definidos, establecer el cómo te resultará muchísimo más sencillo.

A continuación, si te parece, vamos a repasar y explicar cuáles son las principales tendencias actuales para organizar eventos. ¿Empezamos?

Inteligencia artificial

Esta tecnología espectacular está llamada a aportar grandes avances en la órbita de la mercadotecnia, la comunicación y la empresa en general. Muchos profesionales ya la emplean para optimizar las interrelaciones con el público. El aprendizaje automático y optimizar la base de datos disponible son sus principales aportaciones. Tomar decisiones respecto a tu próximo evento te resultará más fácil.

Storytelling digitalizado

Sigue valiendo la técnica de crear y contar historias con las que tu público se identifica con avidez. La novedad estriba en cómo van a variar los soportes y los canales donde se difunden y el modo de hacerlo. La creatividad es esencial para aprovechar este planteamiento de forma idónea.

Transparencia superlativa

Es imparable, los consumidores reclaman claridad mediática y conocimiento de causa. Así, los socios en las organizaciones cada vez necesitan un mayor volumen de intercambios de mensajes. El contenido trasciende su mera entrega y recepción; pretende ahondar en las causas y los indicadores.

Nuevos medios audiovisuales

Tanto la realidad aumentada como el video mapping llevan varios años consolidando su presencia y su tecnología. En puridad, continúan evolucionando y adaptándose a nuevos escenarios y momentos. Su empleo en los eventos aporta interés, facilidad de recuerdo y máxima espectacularidad.

Decoración sostenible

En las tareas de gestión interna y desarrollo de actos, es fundamental crear un ambiente espectacular, apropiado y certero. Cada detalle cuenta y, por lo tanto, debe ser analizado, perfeccionado hasta cumplir mejor con su función. En paralelo el compromiso medioambiental es cada vez mayor. Así, se incorporan nuevos materiales ecológicos, sostenibles, junto con la generación de espacios verdes y la minimización del impacto ecológico.

Novedosas experiencias

Es el quid de la cuestión; lo ha sido siempre y, ahora, más que nunca. El público es el principio y el final de todo evento o actividad de formación. La creatividad y la innovación tecnológica van a plantearse nuevos propósitos, retos y exigencias al organizar estos actos. Todo vale para sorprender a la audiencia y garantizar su entusiasmo, su fidelidad y su compromiso. Así que dale a tu cerebro una vuelta completa, como si fuera un calcetín. Todo ha de ser sensacional, emocional y memorable. La huella causada contribuirá a crear comunidad y sentimiento de pertenencia hacia el promotor.

Tras este análisis exhaustivo, podemos concluir que el absentismo es el principal indicador de fracaso en la organización de eventos. Tanto si estos son deportivos como de formación, culturales o artísticos, hay que asegurar la máxima presencia de asistentes. El uso de herramientas avanzadas de software para la gestión interna de asociaciones permite aprovechar funcionalidades específicas y mejorar los resultados. Así que, márcatelo a fuego: confía en Berrly. Anímate a hacer una prueba gratuita de nuestra tecnología y te quedará absolutamente claro cuánto va a aportarte.

Contenido con formato:
El absentismo en los eventos y los actos de formación desmerece todo el trabajo realizado. La organización de estos encuentros adquiere una gran importancia en las asociaciones, las ONG y las entidades de utilidad pública. En los tiempos actuales, se han convertido en una herramienta estratégica y en un factor decisivo de cohesión entre sus socios y simpatizantes.

Sin embargo, ten en cuenta que concebirlos y gestionarlos supone un gran esfuerzo de tiempo, trabajo y dinero. Además, los resultados obtenidos influyen significativamente en la imagen proyectada, así como en el grado de motivación, adhesión, fidelidad y simpatía de los asistentes.

Ahora bien, ¿cómo puedes medir el éxito de estos acontecimientos corporativos? Principalmente, la asistencia, el seguimiento, la visibilidad y el grado de satisfacción de los presentes, amén del cumplimiento de los objetivos, son los criterios aplicables.

Importancia de la formación y los eventos en las ONG y las entidades de utilidad pública

La gestión interna de estas organizaciones tiene singularidades significativas. Una de ellas está condicionada por la ausencia de ánimo de lucro, lo cual no significa que no dependan igualmente de la generación de ingresos.

Dos son las fuentes principales de recursos económicos para estas entidades:

Las cuotas y las aportaciones de los socios y colaboradores.
Las obtención de subvenciones y donaciones procedentes de mecenas o patrocinadores.

Dentro de este concepto de obtención de recursos para las ONG, conocido como frundraising, se incluye una tercera vía generadora de dinero: la organización de eventos y, en menor medida, de congresos y actos formativos.

Además de su realización como fuente de financiación, estas comunicaciones experienciales son esenciales para cohesionar, motivar y fidelizar a la masa social. Como te hemos anticipado, el éxito, el grado de aceptación y la asistencia de público influyen directamente en la percepción de las marcas asociativas. En paralelo, condicionan la implicación, el compromiso y la tendencia a la acción de los participantes y su entorno.

Por ello, son cuestiones capitales en la gestión de las asociaciones. De forma adicional, la enseñanza presenta una dimensión más: es clave para formar a los gestores, los activistas y los colaboradores. De este modo, influye positivamente en la capacidad para alcanzar los objetivos planteados.

¿Por qué montar eventos en tu organización?

Cuatro son las grandes razones que deben animarte a dedicar tiempo y esfuerzo a estas acciones:

  • Visibilidad, difusión e impacto.
  • Generación de recursos económicos.
  • Imagen de marca.
  • Compromiso y motivación del público.

Cada una de estas consecuencias es, por sí sola, estratégica y crucial para tu ONG. Cuando en una única acción puedes conseguirlas todas, la transcendencia alcanza niveles insospechados. Sin duda, estos acontecimientos sociales se incluyen en el llamado marketing de experiencias, fundamental en la comercialización actual de productos, servicios e ideas.

El abanico de opciones que puedes manejar es muy amplio. Es cierto que son acciones que se pueden dirigir a toda clase de públicos. Por supuesto, puedes segmentarlos geográfica, social y económicamente. Pero tienen la facultad añadida de ser genéricas e involucrar a todo el mundo si así lo decides. De hecho, hay variantes deportivas, sociales, culturales y artísticas a tu disposición. Si trabajas con criterio y creatividad, seguro que puedes encontrar una posibilidad perfecta para tu asociación y su público objetivo.

La consecuencia indirecta, pero igualmente decisiva, es la conexión promovida con un conjunto de valores, experiencias y percepciones. Todos ellos refuerzan la identificación con la marca y agrandan su percepción y reconocimiento.

¿Qué aporta la formación a la gestión interna de las organizaciones no gubernamentales?

Tu asociación puede encontrar en la actividad formativa una doble vía de desarrollo y crecimiento. En primer lugar, es un recurso imprescindible para cualificar a su gente e incrementar la efectividad, la rentabilidad y el rendimiento. En segundo, permiten generar eventos divulgativos y didácticos que cumplan los preceptos y principios recién explicados.

Sin lugar a duda, la mejora continua es la piedra angular del éxito y la sostenibilidad de estas entidades. La formación continuada eleva la capacidad de los colaboradores e incrementa su motivación y entusiasmo. Siempre hay temas y enfoques nuevos que aprender; la realidad cambia y es preciso adquirir nuevos conocimientos y destrezas para adaptarse.

Los webinars, los talleres, las conferencias, los seminarios, los coloquios y los congresos son algunas de las posibilidades existentes. Cuando se les confiere una dimensión pública y se amplía la participación a otras personas externas, son elementos de marketing. Bien trabajados, aportan dinero, notoriedad, repercusión mediática y difusión de los valores y las metas corporativas.

Cómo son los eventos con menos absentismo

El principal riesgo de fracaso que asumes al montar estos acontecimientos es la falta de público. El desinterés, reflejado en la falta de asistentes, es el principal mazazo que podrías recibir tras organizarlos. Lo mismo sucede con los programas formativos y las actuaciones. No basta con decidir plantearlos y querer hacerlo bien; es necesario acertar al diseñarlos, implementarlos y gestionarlos.

Rasgos distintivos de los eventos con altos niveles de asistencia

Vamos a enumerarte, a continuación, qué atributos diferencian a los actos corporativos exitosos. Se convierten en una especie de tabla de atributos y objetivos-tendencia a la que no tienes que renunciar al concebirlos:

Enfocados hacia el público. Tu audiencia es la llave del éxito y, por ello, tienes que centrarte en el target para definirlos. Identifica qué buscan, anhelan, desean, detestan, adoran y esperan. Céntrate en lo que les emociona, entusiasma y motiva, y conviértelo en el epicentro de esa actividad.
Actuales y oportunos. Han de abordar temas, conceptos y dinámicas de hoy, por lo que debes inspirarte siempre en las tendencias y los contenidos que más están atrayendo.
Experienciales. Asegúrate de que tu público vivirá momentos únicos. No busques espectadores o asistentes, sino auténticos protagonistas. Y házselo saber desde el primer instante.
Divertidos. El entretenimiento es básico. La gente desea pasarlo bien y las sensaciones positivas han de ser inmediatas. Se trata de disfrutar, compartir buenos momentos y salir de la rutina con algo memorable.

Emocionales y con gancho. El engagement es un condimento imprescindible para aumentar la asistencia de público. Apela a los sentimientos, las emociones y la afectividad de tu target. Plantéalo tanto en la comunicaciones y convocatorias como en la concepción de cada acto.
Bien comunicados. La difusión es imprescindible para conseguir la afluencia deseada. Lo que no se conoce, jamás convoca público. Así, es imprescindible dinamizar al máximo la existencia del acto, darlo a conocer en todo tipo de canales. Desde las redes sociales hasta el e-mail marketing, los medios de publicidad convencionales y la mercadotecnia digital, has de aprovecharlo todo.
Intuitivos y fáciles de disfrutar. En la época de Internet, priman lo inmediato, lo placentero, lo sencillo. También ha de serlo acudir al acontecimiento diseñado. Proporciona la información adecuada en tiempo real y haz que cumplir la call to action sea tan natural como respirar.
Tecnológicamente impecables. El respaldo tecnológico constituye un pilar esencial en la presencia final de público. Conviene contar con un sistema técnico cualificado, eficaz y tan fiable como Berrly.

Este software especializado para asociaciones es el apoyo perfecto que necesitas. Entre otras muchas prestaciones, pone a tu alcance funcionalidades optimizadas como:

  • Generación y gestión de bases de datos.
  • Estricto cumplimiento al Reglamento General de Protección de Datos.
  • Comunicaciones, notificaciones y contactos.
  • Ejecución de cobros.
  • Venta de entradas y ticketing.
  • Control de aforos.
  • Preinscripciones y confirmación de asistencia.

La adecuación, excelencia y muy fácil gestión de esta herramienta permite obtener mejores resultados, en mucho menos tiempo, en todas estas facetas.

¿Cómo incrementar la asistencia en los actos formativos?

En realidad, el plan de acción es muy similar al que acabamos de detallar para los eventos. También es conveniente contar con una herramienta tecnológica avanzada e integral. Berrly pone a tu servicio soluciones para academias  y entidades formativas con aportaciones excelentes.

Ahora bien, existen dos factores extraordinariamente importantes para conseguir actos formativos con gran atractivo y máxima audiencia:

Elección de temas de gran interés y actualidad.
Selección de ponentes y participantes con mucho gancho y atractivo para el público.

Por otra parte, los eventos híbridos están teniendo una gran acogida en el ámbito de la enseñanza. Cuentan con múltiples ventajas, ya que permiten combinar la asistencia presencial con la digital. No solo eso, amplían el ámbito temporal y alargan la posibilidad de disfrutar del aprendizaje. Junto con unos costes más reducidos, estos son los principales beneficios que se desprenden de esta práctica mixta.

De nuevo, hay que contar con las expectativas, los intereses y las necesidades del público objetivo.

Tendencias en los eventos y la formación actuales de éxito

Necesitas ser muy consciente, antes de poner en marcha nada, de qué está funcionando y qué no en el universo eventos de la actualidad. La planificación es fundamental y, para ello, el punto de partida son los estudios previos, centrados en cuatro coordenadas:

  • Tema.
  • Promotor.
  • Público.
  • Contexto y situación.

Estos dos últimos aspectos te exigen estar al tanto de cuáles son las novedades y tendencias más actuales y demandadas. Si las conoces, podrás tenerlas en cuenta al desarrollar tus próximos actos corporativos. Recuerda que, tras la realización de estos análisis y estudios previos, tienes que concretar el qué y el porqué de esa comunicación experiencial. Cuando los hayas definidos, establecer el cómo te resultará muchísimo más sencillo.

A continuación, si te parece, vamos a repasar y explicar cuáles son las principales tendencias actuales para organizar eventos. ¿Empezamos?

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Tanto la realidad aumentada como el video mapping llevan varios años consolidando su presencia y su tecnología. En puridad, continúan evolucionando y adaptándose a nuevos escenarios y momentos. Su empleo en los eventos aporta interés, facilidad de recuerdo y máxima espectacularidad.

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En las tareas de gestión interna y desarrollo de actos, es fundamental crear un ambiente espectacular, apropiado y certero. Cada detalle cuenta y, por lo tanto, debe ser analizado, perfeccionado hasta cumplir mejor con su función. En paralelo el compromiso medioambiental es cada vez mayor. Así, se incorporan nuevos materiales ecológicos, sostenibles, junto con la generación de espacios verdes y la minimización del impacto ecológico.

Novedosas experiencias

Es el quid de la cuestión; lo ha sido siempre y, ahora, más que nunca. El público es el principio y el final de todo evento o actividad de formación. La creatividad y la innovación tecnológica van a plantearse nuevos propósitos, retos y exigencias al organizar estos actos. Todo vale para sorprender a la audiencia y garantizar su entusiasmo, su fidelidad y su compromiso. Así que dale a tu cerebro una vuelta completa, como si fuera un calcetín. Todo ha de ser sensacional, emocional y memorable. La huella causada contribuirá a crear comunidad y sentimiento de pertenencia hacia el promotor.

Tras este análisis exhaustivo, podemos concluir que el absentismo es el principal indicador de fracaso en la organización de eventos. Tanto si estos son deportivos como de formación, culturales o artísticos, hay que asegurar la máxima presencia de asistentes. El uso de herramientas avanzadas de software para la gestión interna de asociaciones permite aprovechar funcionalidades específicas y mejorar los resultados. Así que, márcatelo a fuego: confía en Berrly. Anímate a  hacer una prueba gratuita de nuestra tecnología y te quedará absolutamente claro cuánto va a aportarte.

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